Smartsheet-Element freigeben

Personen mit Berechtigungen als Inhaber, Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigungen können Smartsheet-Elemente freigeben.

  1. Klicken Sie auf oben rechts vom Element auf „Freigeben“. Wenn Sie die Schaltfläche „Freigeben“ nicht sehen, klicken Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster auf den Dropdown-Pfeil.

  2. Das Formular „Freigabe“ wird geöffnet.

    Wenn das Element noch nicht freigegeben wurde, werden die Einladungsdetails angezeigt. Über die Einladungsdetails können Sie die Einladungs-E-Mail aktivieren oder deaktivieren und eine benutzerdefinierte Nachricht entwerfen.

    Wurden bereits Freigaben für andere Benutzer erteilt, wird standardmäßig eine Liste der vorhandenen Mitarbeiter angezeigt. (Klicken Sie auf Einladungsdetails, wenn Sie stattdessen lieber diese Angaben anzeigen möchten.)


    TIPP: Alle Mitarbeiter mit Freigabe können das Element über den sicheren Blatt-Link direkt öffnen. Speichern Sie ein Lesezeichen für diesen Link, um schnell auf das Element zugreifen zu können. Wenn Sie den Link verwenden, werden Sie aufgefordert, sich in Smartsheet anzumelden (falls dies noch nicht erfolgt ist), um auf das Blatt zuzugreifen.


  3. Geben Sie im Feld Mitarbeiter einladen oben die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen ein, für die dieses Element freigegeben werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma oder Semikolon.
  4. Wählen Sie eine Berechtigungsstufe aus. Detaillierte Informationen der für jede Berechtigungsstufe verfügbaren Funktionen finden Sie in dem Artikel Freigabeberechtigungsstufen.
  5. Klicken Sie auf Freigeben.

Die Mitarbeiter erhalten eine Freigabe für das Element und eine Benachrichtigung, sofern Sie dies festgelegt haben. Das Formular Freigabe wird aktualisiert und zeigt die Liste der Mitarbeiter mit Freigabe an, einschließlich der soeben hinzugefügten Benutzer.

Sie können sicherstellen, dass ein Mitarbeiter ein Element mit derselben Ansicht und denselben Filtern anzeigt, indem Sie ihm die URL aus der Adressleiste Ihres Browsers senden. (Weitere Informationen zu Ansichten)

Mehr Freigabeoptionen

Wenn Sie zusammenarbeiten oder Daten freigeben möchten, ohne Ihre Smartsheet-Elemente direkt für andere Benutzer freizugeben, können Sie die folgenden Optionen nutzen:

  • Veröffentlichen: Wenn Sie Smartsheet-Elemente für Personen ohne Smartsheet-Konto freigeben möchten, können Sie ihnen einen Veröffentlichungslink schicken. Veröffentlichte Smartsheet-Elemente sind dynamisch, sodass die Daten stets aktuell sind. Weitere Informationen zur Veröffentlichung finden Sie unter Ein Blatt, einen Bericht oder ein Dashboard veröffentlichen.
  • Als Anlage senden:Wenn Sie eine statische Excel- oder PDF-Datei eines Smartsheet-Elements freigeben möchten, können Sie sie als E-Mail-Anlage über die Funktion „Als Anlage senden“ verschicken. Sie können auch bestimmte Zeilendaten per E-Mail an andere Personen versenden. Diese könnten hilfreich sein, wenn sie Informationen zu bestimmten Aufgaben oder Zeilengruppen in einem großen Blatt benötigen. Weitere Informationen finden Sie unter Blattinformationen per E-Mail freigeben.
  • Formulare verwenden: Wenn Sie Informationen von Personen erfassen möchten, verwenden Sie ein Formular. Mit Formularen können Benutzer ohne direkten Freigabezugriff neue Zeilen basierend auf ihren Formulareinreichungen zu Ihrem Blatt hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen über ein Formular sammeln.
  • Automatisierte Workflows verwenden:Wenn Sie bestimmte Daten freigeben möchten, um Benutzer automatisch über Änderungen an Ihren Blättern zu benachrichtigen, Erinnerungen für Fälligkeitsdaten festzulegen oder automatische Aktualisierungen oder Genehmigungen anzufordern, verwenden Sie automatisierte Workflows. Informationen zu automatisierten Workflows finden Sie unter Zeitersparnis dank automatisierter Workflows.