Formular überprüfen und freigeben

Nachdem Sie ein Formular erstellt haben, können Sie es überprüfen und für die Einreicher*innen freigeben. Sie können Einreichungen anonymisieren oder eine Smartsheet-Anmeldung verlangen.

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Berechtigungen:

  • Admin
  • Inhaber

 

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Formular überprüfen

Verwenden Sie den Formular-Generator, um Ihr Formular zu überprüfen. Sobald Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, geben Sie es für die Einreicher*innen frei.

So überprüfen Sie das Formular:

  1. Suchen Sie Ihr Formular.
  2. Wählen Sie Bearbeiten aus.
  3. Wählen Sie oben rechts im Formular-Generator Formular öffnen aus.
  4. Überprüfen Sie das Formular, das in einem neuen Tab geöffnet wird, um sicherzustellen, dass es richtig konfiguriert ist.
Open form in form builder

Formular freigeben

Sie können Ihr Formular auf zweierlei Weise freigeben:

  • Geben Sie es für beliebige Personen frei. Verwenden Sie einen direkten Link, senden Sie den Link per E-Mail oder betten Sie ihn in ein Dashboard oder eine Webseite ein.
  • Geben Sie In-App-Formulare für ausgewählte Personen frei. Fordern Sie eine Smartsheet-Anmeldung an oder geben Sie das Sheet nur für Personen frei, die Zugriff auf das zugrunde liegende Sheet haben. Richten Sie den Zugriff über die Formularzugriffssteuerungein.

Für beliebige Personen freigeben

Über den Formular-Generator freigeben

Rufen Sie den Formular-Generator auf, um:

  • den Formularlink zu kopieren,
  • es in ein Dashboard oder eine Webseite einzubetten,
  • das Formular direkt aus Smartsheet per E-Mail zu senden.
Share form from the form builder
Über die Option „Formulare verwalten …“ freigeben

Wählen Sie in der oberen MenüleisteFormulare > Formulare verwalten … aus, um den Formularlink per E-Mail zu versenden, zu kopieren oder in ein Dashboard oder eine Webseite einzubetten.

Das folgende Beispiel gilt nur für Tabellen-, Gantt-, Karten- und Kalenderansichten. Sie können Ihre Formulare jedoch weiterhin über die Option Formular verwalten in anderen Sheetansichten freigeben.

Share form from Manage Forms
Aus einem Arbeitsbereich freigeben
  1. Wechseln Sie zu Start > Arbeitsbereiche und wählen Sie den Arbeitsbereich aus, in dem sich Ihr Formular befindet.
  2. Wenn der Arbeitsbereichsbereich geöffnet wird, wählen Sie das zugehörige Sheet aus, um das aktive Formular darunter anzuzeigen.
  3. Laden Sie das Formular.
  4. Wählen Sie das Drei-Punkte-Menü > Link kopieren aus.
  5. Geben Sie den Link für die Einreicher*innen frei.

Sie können das Formular auch über das Dreipunkte-Menü in einem neuen Tab öffnen oder im Formular-Generator bearbeiten.

Share form from workspace

Beachten Sie Folgendes

  • Der Link zum Formular bleibt unverändert, auch wenn Sie das Formular bearbeiten.
  • Speichern Sie das Formular, um alle Änderungen anzuzeigen.
  • Das Formular kann nicht mehr aufgerufen werden, wenn das verbundene Sheet keine Inhaberberechtigungen mehr hat.

Für ausgewählte Personen freigeben

Verwenden Sie In-App-Formulare, damit sich Einreicher*innen bei ihren Smartsheet-Konten anmelden müssen, bevor sie das Formular ausfüllen, oder wenn Sie das Formular gemeinsam mit anderen Mitarbeitenden bearbeiten möchten.

Einreichende müssen sich anmelden

  1. Richten Sie die Sicherheitseinstellungen Ihres Formulars so ein, dass für den Zugriff auf das Formular eine Smartsheet-Anmeldung erforderlich ist. 

  2. Geben Sie das Formular dann für die Einreicher*innen frei. 

Browser-URL aus dem Formular-Generator
  1. Geben Sie das zugrunde liegende Sheet frei und erteilen Sie Inhaber- oder Administratorberechtigungen für andere Mitarbeitende des Formular-Generators.
    Weitere Informationen zum Festlegen von Sheetberechtigungen.
  2. Kopieren Sie Ihre Browser-URL, um Ihren Formular-Generator für andere freizugeben.
URL-Abfragezeichenfolge für die Funktion zum Senden von E-Mail-Einreichungen verwenden
  • Wenn Sie eine URL-Abfragezeichenfolge in Ihrem eindeutigen Link verwenden, ist die Option Eine Kopie meiner Antworten an mich senden standardmäßig aktiviert. Einreicher*innen haben bei Bedarf jedoch die Möglichkeit, die Auswahl aufzuheben.
  • Mit einem URL-Abfrage-Link müssen Einreicher*innen nicht das Feld E-Mail-Adresse ausfüllen.
  • URL-Abfragezeichenfolgen können Ihnen nicht dabei helfen, Bestätigungs-E-Mails für Formulare an Sheetinhaber*innen und Mitarbeiter*innen zu senden. Verwenden Sie stattdessen automatisierte Workflows, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Einträgen erhalten möchten.

Wenn Sie versuchen, Ihr Formular freizugeben, es aber nicht funktioniert, überprüfen Sie, ob Ihr Formular auf Aktiv gesetzt ist und ob Sie die In-App- oder die veröffentlichte Version Ihres Formulars freigeben. Um Ihr Formular in der App freizugeben, muss die andere Person Zugriff auf das verbundene Sheet haben.

Formular deaktivieren

Sie können Ihr Formular deaktivieren, wenn Sie es nicht vollständig löschen möchten, es aber im Moment nicht weiter verwenden müssen.

So deaktivieren Sie ein Formular:

  1. Öffnen Sie das mit Ihrem Formular verbundene Sheet.
  2. Wählen Sie im oberen Menü Formulare > Formulare verwalten aus.
  3. Suchen Sie das Formular, das Sie deaktivieren möchten, und wählen Sie das Kebab-Menü aus
    und gehen Sie wie folgt vor:
    • Wenn Sie sich in der Tabellenansicht befinden, wählen Sie Deaktivieren aus.
    • Wenn Sie sich in der Rasteransicht befinden, aktivieren Sie den Schalter Deaktivieren.