Auslastungsberichte zeigen die Abrechnungseffizienz für eine Person, Abteilung oder Organisation innerhalb eines definierten Zeitraums an.
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Mit Auslastungsberichten können Sie die historische Auslastung auf Basis der angefallenen Stunden und die prognostizierte Auslastung auf Basis künftig geplanter Zuweisungen anzeigen. Die Auslastungsrate basiert auf der Verfügbarkeit der Person innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
Auslastungsbericht erstellen
- Wählen Sie Berichte aus.
- Wählen Sie Neuer Bericht aus.
- Wählen Sie in der rechten Seitenleiste Ansicht, dann Auslastung aus.
Wählen Sie Zeitrahmen und die entsprechende Option aus.
Wenn Sie einen Zeitrahmen ab dem aktuellen Datum auswählen, ist der Bericht dynamisch und zeigt weiterhin Daten in Bezug auf das aktuelle Datum an. Wenn Sie einen festgelegten Zeitraum angeben möchten, wählen Sie Benutzerdefinierter Datumsbereich aus.
- Legen Sie bei Bedarf die Gruppierungsoptionen fest.
- Legen Sie alle erforderlichen Filter fest.
- Wählen Sie Bericht ausführen aus.
Die sichtbaren Projekte variieren je nach Berechtigungsstufe. Projektbearbeiter*innen können beispielsweise nur die Projekte sehen, deren Inhaber*in sie sind.
Spalten des Auslastungsberichts
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Name des Teammitglieds | Wählen Sie den Namen des Teammitglieds aus, um eine Aufschlüsselung für jeden Tag des ausgewählten Zeitraums anzuzeigen. |
Tatsächliche Stunden | Je nach Zeitraum entweder angefallene (bestätigte und unbestätigte) oder künftig geplante Stunden. Es wird empfohlen, nicht abrechnungsfähige Stunden herauszufiltern. Beispielsweise können Sie interne Projekte auslassen oder nur Zeiteinträge für eine bestimmte Kategorie einbeziehen. Dies funktioniert nur, wenn Sie die aufgeschlüsselte Zeiterfassung für angefallene Einträge durchführen. |
Verfügbare Stunden | Die in den Kontoeinstellungen definierte Standardverfügbarkeit, z. B. 8 Stunden/Tag. Kontoweite Verfügbarkeitseinstellungen können durch Verfügbarkeitseinstellungen im Profil einer Person außer Kraft gesetzt werden, z. B. wenn jemand in Teilzeit arbeitet. Die im Profil einer Person festgelegten Beschäftigungsdaten wirken sich auch auf die Berechnung der Verfügbarkeit aus. Eine Person gilt nur zwischen dem in den Profileinstellungen festgelegten ersten und letzten Arbeitstag als verfügbar. |
Auslastung | Die Auslastung (in %) ergibt sich aus den tatsächlichen Stunden geteilt durch die verfügbaren Stunden, multipliziert mit 100. Wenn jemand beispielsweise 30 tatsächliche Stunden und 40 verfügbare Stunden hat, liegt die Auslastungsrate bei 75 %. |
Zielauslastung | Ein fester Wert, der im Profil jeder Person festgelegt ist. Diese Zahl wird verwendet, um die Auslastung mit den Zielen für Einzelpersonen oder Abteilungen abzugleichen. |
Diagramm | Das Diagramm zeigt Ihnen die tatsächliche Auslastung im Vergleich zur Zielauslastung. |
Auslastung nach Projekt berechnen
Um die Auslastung nach Projekt anzuzeigen, verwenden Sie die Filter in Resource Management, um nur die Auslastung für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Projekttyp anzuzeigen.
Erweiterte Berichte
Wenn Ihre Organisation über einen Business- oder Enterprise-Smartsheet-Plan verfügt undSmartsheet-Authentifizierungverwendet, können Sie die Daten aus Ihrem Auslastungsbericht in Smartsheet weiter analysieren und freigeben. Wenn Sie einen erweiterten Bericht aus einem Auslastungsbericht erstellen, werden mehrere Smartsheet-Assets für Sie erstellt, darunter:
- Quellsheet
- Auslastungsbericht
- Bericht „Zusammenfassung der Auslastung“
- Bericht „Hohe Auslastung“
- Bericht „Niedrige Auslastung“
- Dashboard
Der Bericht zur hohen Auslastung zeigt alle an, deren Auslastung dem Zielwert entspricht oder darüber liegt, basierend auf einer berechneten Spalte zur Auslastung im Quellsheet. Er zeigt Zeilen basierend auf der primären Gruppenauswahl im zugehörigen Bericht in Resource Management an (z. B. Teammitglied, Disziplin usw.). Der Bericht zur geringen Auslastung zeigt diejenigen, die unter ihrem Auslastungsziel liegen.
Die Berechnung der erfüllten Auslastung kann an die Kundenbedürfnisse angepasst werden, wenn sie unterschiedliche Schwellenwerte haben.
Derzeit können Sie die Spalte „Primäre Gruppe“ im Quellsheet nicht umbenennen. Das Löschen oder Umbenennen von Spalten wird nicht unterstützt und unterbricht den Daten-Workflow. Sie können dies jedoch wie folgt umgehen:
- Erstellen Sie im Quellsheet eine neue Spalte mit dem gewünschten Namen.
- Fügen Sie =[Primäre Gruppe]@row als Spaltenformel in der neuen Spalte hinzu
Weitere Informationen zum erweiterten Bericht und den zugehörigen Smartsheet-Assets