Häufig auftretende, auf Änderungen basierende Automatisierungen in Batches auslösen

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Sie können die Häufigkeit von änderungsbasierten Workflows auf Stündlich, Täglich oder Wöchentlich festlegen.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie die Häufigkeit Ihres Workflows festlegen, sollten Sie einige Dinge wissen:

Es gibt einige Aufgaben, die Sie mit stündlichen, täglichen oder wöchentlichen Workflows nicht erledigen können

Wenn Ihr Workflow auf Stündlich, Täglich oder Wöchentlich festgelegt ist, stehen Ihnen die folgenden Aktionsarten nicht zur Verfügung:

  • Zellenwert löschen
  • Personen zuweisen
  • Ein Datum aufzeichnen
  • Zeilen verschieben
  • Zeilen kopieren
  • Zeilen sperren
  • Zeilen entsperren
  • Genehmigung anfordern

Wenn sich eine dieser Aktionsarten in Ihrem Workflow befindet, legen Sie sie auf Stündlich, Täglichoder Wöchentlich fest, und speichern Sie sie dann. Die App fordert Sie dann auf, eine dieser Aufgaben zu erledigen:

  • Speichern Sie den Workflow mit der Einstellung Wenn ausgelöst, oder
  • kehren Sie zur Bearbeitung des Workflows zurück.

Außerdem können Sie keine Platzhalter für stündlich, täglich oder wöchentlich ausgeführte Workflows verwenden.

Stapelverarbeitung von Workflows für Benachrichtigungen und Aktualisierungs- und Genehmigungsanfragen

Eine Stapelverarbeitung von Workflows zur Ausführung Stündlich, Täglichoder Wöchentlich für die Aktionstypen Benachrichtigungenund Aktualisierungs- und Genehmigungsanfragen ist nur ohne die Aktionen Wenn genehmigt oder Wenn abgelehnt möglich.

Workflows werden für jede Zeile ausgeführt, die die Auslösekriterien erfüllt

Dieses App-Verhalten wird ausgelöst, wenn Sie oder andere Blattmitarbeiter Änderungen an mehreren Blattzeilen innerhalb des Zeitrahmens der Workflow-Häufigkeit speichern.

Alle Benutzer, die den Workflow abonniert haben, erhalten eine einzige Benachrichtigung mit bis zu 100 Zeilen im Rasterformat.

Wann werden Workflows ausgeführt?

Die Zeitpläne für Workflows und Warnmeldungen hängen von der von Ihnen festgelegten Workflow-Häufigkeit ab:

Workflow-Häufigkeit Täglich Wöchentlich
Wenn der Workflow ausgeführt wird und Blattänderungen durchläuft 12:00 Uhr bis 23:59 Uhr Zwischen 12:00 Uhr am Freitag der laufenden Woche und 23:59 Uhr am Donnerstag der folgenden Woche
Wenn der Workflow Warnmeldungen ausgibt Zwischen 12:00 Uhr und 4:00 Uhr morgens, am Tag nach Ablauf des Workflows Zwischen 12.00 Uhr und 4.00 Uhr am Freitag der folgenden Woche

Beispiel für einen wöchentlichen Workflow: Sie haben am 16. März 2022 (Mittwoch) einen wöchentlichen Workflow erstellt. Er wird vom 18. März 2022 (Freitag) bis zum 24. März 2022 (Donnerstag) ausgeführt und bewertet die Blattänderungen. Nach Durchsicht der Blattänderungen wird die Warnmeldung über die Blattänderungen am 25. März 2022 (Freitag) ausgegeben.

Festlegen der Workflow-Häufigkeit

  1. Stellen Sie im Block Auslöser sicher, dass das Feld Auslöser auf eine der folgenden Optionen festgelegt ist:
    • Wenn Zeilen hinzugefügt oder geändert werden
    • Wenn Zeilen hinzugefügt werden
    • Wenn Zeilen geändert werden

Sie sehen die Optionen Stündlich, Täglich und Wöchentlich nicht, wenn Ihr Auslöserblock auf Wenn ein Datum erreicht wird festgelegt ist.

  1. Wählen Sie eine der folgenden Optionen für Workflow ausführen aus:
    • Stündlich
    • Täglich
    • Wöchentlich

Legen Sie den Auslöser eine Stunde vor der geplanten Ausführung der Aktion fest. So wird sichergestellt, dass die rechtzeitige Ausführung der Aktion nicht durch technische Probleme verhindert wird.