Mit Workflows Aktualisierungen anfordern

Automatisieren Sie Aktualisierungsanforderungen, um die Aufgabeninhaber*innen auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass der Fortschritt auf Kurs bleibt. Erstellen Sie einen Workflow, der eine Aktualisierungsanforderung sendet, wenn jemand eine Aufgabe zuweist oder wenn bestimmte Felder aktualisiert werden müssen.

Sie können den Workflow von Grund auf neu erstellen oder mit einer Vorlage aus der Workflow-Galerie beginnen und sie nach Bedarf anpassen.

Benutzer*innen mit Berechtigungen zum Bearbeiten können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind. 

So automatisieren Sie Aktualisierungsanforderungen

1. Wählen Sie in der Menüleiste Automatisierung > Aus Vorlage erstellen aus.
2. Wählen Sie Jede Woche eine Aktualisierung anfordern aus. 
3. Wählen Sie Vorlage verwenden aus.

4. Passen Sie die Vorlage nach Bedarf an.

   Abhängig von Ihren Automatisierungsberechtigungen können Sie eine Aktualisierungsanforderung an alle Personen mit einer E-Mail-Adresse senden – sogar wenn das Quellsheet nicht für sie freigegeben ist. 

   Wenn Sie Aktualisierungsanforderungen an deaktivierte Benutzer*innen senden, wird diesen beim Öffnen der Anforderung eine Fehlermeldung angezeigt.

Ausstehende Aktualisierungsanforderungen verwalten

Wenn für eine Zeile Aktualisierungen ausstehen, markiert das System das Symbol in der Spalte Indikatoren für Zeilenaktionen. 

So verwalten Sie ausstehende Aktualisierungsanforderungen für die Zeile

• Wählen Sie in der Spalte Indikatoren für Zeilenaktionen die Option Anzeigen ausstehender Aktualisierungsanforderungen für diese Zeile  aus. 

Das Dialogfeld Aktualisierungsanforderungen wird angezeigt, in dem ausstehende Aktualisierungen für die ausgewählte Zeile angezeigt werden.

Sie können dieses Dialogfeld für Folgendes verwenden:

• Aktionen anzeigen, die Sie bei der Aktualisierungsanforderung durchführen: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile. Wählen Sie dann in der rechten Seite der Zeile .
• Details der Aktualisierungsanforderung auf zwei Arten anzeigen: 
  • Wählen Sie die Zeile aus.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile. Wählen Sie dann > Details. 
• Anforderungen sortieren: Wählen Sie die Kopfzeilen aus. Um die Anforderungen beispielsweise nach Datum zu sortieren, wählen Sie Gesendet aus.

• Aktualisierungsanforderung löschen: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile. Wählen Sie dann > Details. 
   

  Nur Sheetinhaber*innen und Admins können eine Aktualisierungsanforderung löschen. 

Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen in der Tabellenansicht verwalten und nachverfolgen. 

Schreibgeschützte Felder in Aktualisierungsanforderungen

Einige Informationen aus Aktualisierungsanforderungen können nur bearbeitet werden, wenn Sie sich bei Smartsheet anmelden und direkt das Sheet öffnen. 

Die folgenden Felder werden in einer Aktualisierungsanforderung als schreibgeschützt angezeigt:

• Felder mit Formeln
• Startdaten und Enddaten mit einer Abhängigkeit, aber das Feld Dauer kann bearbeitet werden.
• Vorgänger erscheinen nicht in einer Aktualisierungsanforderung.
• Gesperrte Spalten

Gesperrte Zeilen und Spalten in Aktualisierungsanforderungen

• Wenn Sie ein*e Empfänger*in mit Berechtigungen bis zur Bearbeiterebene sind: Gesperrte Zeilen werden in der Aktualisierungsanforderung angezeigt, aber Sie können diese Zeilen nicht bearbeiten. 
• Wenn Sie der*die Sheetinhaber*in oder Admin sind, können Sie gesperrte Zeilen aus der Aktualisierungsanforderung heraus bearbeiten.