Definieren Sie Bedingungen, um zu filtern, welche Zeilen in einen Alarm oder eine Aktion aufgenommen werden sollen, indem Sie den Auslöserblock und die Aktionsblöcke in Ihren Automatisierungs-Workflows verwenden.
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Sie müssen eine Berechtigung als Inhaber*in, Admin oder Bearbeiter*in für das Sheet haben, um Workflows erstellen zu können. Benutzer*innen mit Bearbeiterberechtigungen können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind. Erfahren Sie mehr über Workflow-Berechtigungen.
Zwischen Auslöserblöcken und Aktionsblöcken können Sie Bedingungen definieren, um zu filtern, welche Zeilen in den resultierenden Alarm oder die resultierende Aktion einbezogen werden sollen. Sie können auch Bedingungspfade hinzufügen, um verschiedene Automatisierungsaktionen in einem Workflow basierend auf den von Ihnen angegebenen Kriterien zu verarbeiten.
Erstellen Sie eine Bedingungslogik in einem Bedingungsblock, indem Sie auf und klicken, um zwischen den beiden Zuständen umzuschalten:
- Muss nur eine Bedingung erfüllen (oder)
- Muss alle Bedingungen erfüllen (und), wenn die nachfolgenden Aktionen ausgelöst werden
Wenn beispielsweise ein neues IT-Anforderungsticket über ein Formular eingeht, können Sie je nach Abteilung, Priorität und Anforderungstyp, die im Ticket angegeben sind, unterschiedliche Alarme und Anforderungen an bestimmte Empfänger*innen senden.
AND- oder OR-Logik auf Bedingungspfade anwenden
Wenn Sie AND-Logik- mit OR-Logik-Bedingungen kombinieren möchten, fügen Sie mehrere Bedingungsblöcke im selben Bedingungspfad hinzu. Verwenden Sie beispielsweise einen Bedingungsblock für Ihre AND-Bedingungen und einen für Ihre OR-Bedingungen.
In diesem Beispiel müssen die Kriterien Bedingungen (1) erfüllen, bevor das System die Kriterien für Bedingungen (2) bewertet.
Überschneidende Bedingungspfade
Sie können Bedingungspfade konfigurieren, die sich überschneiden, wenn sie ähnliche oder gleiche Bedingungen aufweisen. In diesen Situationen wertet Smartsheet die Bedingungen von links nach rechts aus und führt Aktionen für den Bedingungspfad ganz links aus. Smartsheet führt nicht alle Aktionen für alle parallelen Pfade aus, die die Bedingungen nicht erfüllen.
Wenn Sie beispielsweise einen automatisierten Workflow mit zwei Bedingungspfaden haben, Bedingungen (1) und Bedingungen (2):
- Bedingungen (1) ist der Pfad ganz links und seine Bedingung ist, dass der Preis kleiner oder gleich 100 ist. Dadurch wird eine Benachrichtigung direkt an den*die Finanzmanager*in gesendet.
- Bedingungen (2) befindet sich rechts neben Bedingungspfad A und die Bedingung ist, dass der Preis zwischen 50 und 250 liegt. Dadurch wird eine Genehmigungsanforderung an wichtige Stakeholder*innen ausgelöst, die sich in einer Kontaktzelle des Sheets befinden.
Wenn eine Zeile mit einem Preis von 100 oder weniger den Workflow auslöst, führt das System die Aktion für Bedingungen (1) aus, da die Bedingungen erfüllt sind und es sich um die äußerste linke der beiden überlappenden Bedingungen handelt. Das System führt die Aktion für Bedingungen (2) nur aus, wenn der Preis zwischen 101 und 250 liegt.