Blueprints bieten die grundlegende Struktur für die Projekte und Prozesse Ihrer Organisation. Blueprints sparen Ihnen Zeit und Mühe, indem sie die Erstellung neuer Smartsheet-Elemente automatisieren.
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Um einen Blueprint zu erstellen, benötigen Sie einen Blueprint-Quellordner, der mindestens ein Sheet, einen Bericht oder ein Dashboard enthält, um als Quellvorlage für Ihren Blueprint zu dienen.
Blueprint erstellen
- Erstellen Sie in Smartsheet einen neuen Arbeitsbereich, der als Blueprint-Quellordner dient.
- Öffnen Sie Control Center und wählen Sie das Menüsymbol in der oberen linken Ecke aus.
- Wählen Sie das Programm aus, für das Sie einen Blueprint hinzufügen möchten.
- Wählen Sie Programm verwalten > + Neuer Blueprint aus.
- Konfigurieren Sie den Blueprint mit dem Blueprint-Assistenten.
Blueprint Basics (Blueprint-Grundlagen)
Project Storage (Projektspeicher)
Wo möchten Sie die generierten Elemente speichern, wenn Sie ein Projekt erstellen?
- New workspace for each project (Neuer Arbeitsbereich für jedes Projekt). Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die Freigabeberechtigungen für Elemente für jedes neue Projekt ändern müssen.
- Preselected workspace (Vorausgewählter Arbeitsbereich). Sie erstellen alle neuen Projekte im selben Arbeitsbereich. Alle mit Zugriff auf diesen Arbeitsbereich können auf frühere und neu erstellte Projekte zugreifen.
- Enable users to select workspace (Auswahl des Arbeitsbereichs durch Benutzer*innen). Die Person, die das Projekt erstellt, kann den entsprechenden Arbeitsbereich auswählen und ihn verwenden, um Projekte z. B. nach Region zu gruppieren.
- Enable users to select or create workspace (Auswahl oder Erstellung des Arbeitsbereichs durch Benutzer*innen). Die Person, die das Projekt erstellt, kann einen vorhandenen Arbeitsbereich auswählen oder einen neuen Arbeitsbereich für das Projekt erstellen.
Source Template Settings (Einstellungen für Quellvorlagen)
Source Folder (Quellordner)
Sie benötigen einen Blueprint-Quellordner für die Einrichtung Ihres Programms. Suchen Sie den Ordner, der die Vorlagen enthält, die Sie als Teil Ihres Blueprints verwenden möchten, und wählen Sie ihn aus.
Template settings (Einstellungen für Vorlagen)
Diese Einstellungen legen fest, ob ein Element in Ihrem Blueprint-Quellordner in einem Projekt enthalten ist, ob es erforderlich ist und welches Sheet geöffnet wird, wenn Sie das Projekt in Control Center auswählen. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile, um ein Element als Startsheet festzulegen.
Wenn Sie optionale Vorlagen in den Blueprint aufnehmen, können Sie weitere Einstellungen konfigurieren:
- Optional - Selected (Optional – Ausgewählt). Deaktivieren Sie die Elemente, die aus Ihrem neuen Projekt ausgeschlossen werden sollen. (Alle Elemente sind standardmäßig aktiviert). Beispielsweise könnten Sie ein Projekt-Governance-Sheet festlegen, das für Projekte über 10.000 € erforderlich ist. Projekte mit geringerem Budget benötigen dieses optionale Sheet nicht.
- Optional - Unselected (Optional – Nicht ausgewählt). Aktivieren Sie die Elemente, die aus Ihrem neuen Projekt ausgeschlossen werden sollen. (Alle Elemente sind standardmäßig deaktiviert). Legen Sie beispielsweise ein Onboarding-Sheet für Neukund*innen fest, das bei Projekten für bestehende Kund*innen nicht erforderlich ist.
Berichte können nicht als optional konfiguriert werden. Sie sind nur als erforderliche Vorlagen verfügbar.
Group (Gruppe)
Wenn Ihr Projekt verschiedene Versionen derselben Vorlage verwendet, können Sie diese Vorlagen gruppieren und dann diejenige auswählen, die Sie für die Erstellung eines Projektes verwenden möchten. Sie können beispielsweise zwei Versionen einer Aufgabenliste haben: eine für die schnelle Durchführung und eine für die Durchführung in normalem Tempo.
Geben Sie für jede Vorlage in der Gruppe einen Gruppennamen ein (z. B. Durchführung). Legen Sie die am häufigsten verwendete Vorlage als „Ausgewählt“ fest und deaktivieren Sie die anderen. Sie benötigen mindestens eine ausgewählte Vorlage in der Gruppe als optionale Standardvorlage.
Show Advanced Options (Erweiterte Optionen anzeigen)
Aktivieren Sie den Schalter Show Advanced Options (Erweiterte Optionen anzeigen), um für jedes Element Folgendes zu aktivieren:
- Add a Description (Beschreibung hinzufügen): Wichtige Informationen, die Ihrem Team bei der Verwendung des Elements helfen.
- Allow Attachments (Anlagen zulassen): Erlauben oder beschränken Sie das Anhängen von Dateien an Elemente im Projekt. Wenn es beispielsweise eine Machbarkeitsstudie für ein Projekt gibt, können Sie diese bei der Projekterstellung mit einbeziehen.
Blueprint Components (Blueprint-Komponenten)
Wenn Ihr Programm ein Eingangssheet oder ein Zusammenfassungssheet umfasst, können Sie diese Elemente im Fenster Blueprint Components (Blueprint-Komponenten) in Ihr Projekt aufnehmen. Sie können die folgenden Elemente für alle neuen Projekte aktivieren:
- Intake sheet (Eingangssheet)
- Summary rollup (Zusammenfassungs-Rollup)
- Dynamischer Berichtsumfang
- WorkApps
- Resource Management-Bereich
Intake Settings (Eingangseinstellungen)
Die hier aufgeführten Optionen entsprechen den Spalten in Ihrem Eingangssheet. Hier legen Sie fest, welche Spalten und Werte der Blueprint bei der Erstellung eines neuen Projekts auslesen soll.
Optionale erweiterte Eingangsoptionen
Aktivieren Sie den Schalter Erweiterte Eingangsoptionen, um Folgendes einzubeziehen:
- Projekt Link Column (Spalte für Projektlink): Fügt nach der Projekterstellung einem ausgewählten Eingangssheet einen Link zum Standardprojektsheet hinzu.
- Intake attachments (Eingangsanlagen): Wenn die Projektzeile im Eingangssheet Anlagen beinhaltet, wählen Sie aus, in welche Sheets diese Anlagen kopiert werden sollen.
- Filter projects by user (Projekte nach Benutzer filtern): Wählen Sie die Kontaktspalte aus, die nach dem*der aktuellen Benutzer*in gefiltert werden soll.
Filter werden primären Leads nur angezeigt, wenn sie mit der Smartsheet-Gruppe verknüpft sind oder in der Kontaktspalte erwähnt werden.
- Additional filters (Zusätzliche Filter): Filtern Sie bei der Erstellung neuer Projekte nach bestimmten Spalten. Sie können beispielsweise nach Abteilung filtern, um bei der Auswahl eines Projekts nur Projekte in der Gebäudemanagementabteilung anzuzeigen.
Die Option Additional filters (Zusätzliche Filter) erscheint, sofern aktiviert, im Projekterstellungsassistenten im Bildschirm Profildaten. Bei der Erstellung eines neuen Projekts lässt sich mithilfe der Filter festlegen, welche Projekte im Dropdown-Menü Select Project (Projekt auswählen) verfügbar sind. Nur der*die primäre Lead oder zusätzliche Lead kann den Filter im Hinblick darauf ändern, wer ein Projekt bereitstellen kann, wenn eine Kontaktspalte aufgeführt ist.
Profile Data Selection (Profildatenauswahl)
Elemente aus dem Abschnitt Zusammenfassung Ihrer Vorlagen werden hier angezeigt. Diese Elemente stammen aus Ihrem Eingangssheet. Wenn Sie hier ein Element auswählen, wird es bei der Erstellung eines neuen Projekts als Profildaten verwendet. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Profildaten immer konsistent sind.
Die Informationen in diesen Feldern geben Sie bei der Erstellung eines neuen Projekts ein.
Profildaten, die im Eingangssheet und in den Blueprint-Vorlagen enthalten sind, werden automatisch ausgewählt.
Customize Profile Data (Profildaten anpassen)
Bei der Projekterstellung können Sie anpassen, woher die Eingangsprofildaten bezogen werden. Hier lassen sich auch Validierungsregeln festlegen und andere Optionen anwenden.
Sie können für jedes Feld entscheiden, woher die Daten stammen.
- Value from the intake sheet (Wert aus dem Eingangssheet). Verwenden Sie automatisch den Wert aus der entsprechenden Spalte in Ihrem Eingangssheet.
- User entered manually. (Vom Benutzer manuell eingegeben). Wählen Sie den Datentyp aus, der beim Erstellen eines Projekts eingegeben werden soll. Es stehen mehrere Datentypen zur Auswahl, z. B. Datum, Zahl und zwei Arten von Dropdown-Listen. Wenn Sie dynamische Dropdown-Listen verwenden möchten, erstellen Sie zunächst eine reguläre Dropdown-Liste.
Für spezielle Datentypen müssen Sie im Abschnitt „Profile Data“ (Profildaten) die Zielspalten auswählen (z. B. Datum, Kontakt(e) oder Dropdowns mit Mehrfachauswahl). Wenn Sie Eingangsdatumsangaben verwenden, müssen Sie für eine korrekte Formatierung den richtigen Datentyp für die Zielspalte auswählen.
Erweiterte Optionen für „Customize Profile Data“ (Profildaten anpassen) anzeigen
Wenn Sie den Schalter Show advanced (Erweiterte Optionen anzeigen) aktivieren, haben Sie Zugriff auf weitere Anpassungsoptionen für Ihre Profildaten.
What templates should this appear in? (In welchen Vorlagen sollte dies angezeigt werden?) Wählen Sie die Vorlagen aus, in denen dieses Profildatenfeld angezeigt werden soll.
Description/Helper Text (Beschreibung/Hilfetext). Verwenden Sie diese Option, um den Namen des Projekts oder einen anderen beschreibenden Text einzugeben, der immer angezeigt werden soll.
Target Column (Zielspalte). Entscheiden Sie, in welcher Spalte das jeweilige Profildatenelement angezeigt werden soll. Wenn Sie beispielsweise „Beschreibung“ auswählen, muss diese Spalte in Ihren Eingangs- und Zusammenfassungssheets angezeigt werden.
Genehmigungsspalte. Die Spalte, in die die spezifischen Daten aus dem Eingangssheet eingegeben werden.
Behavior (Verhalten). Wählen Sie Cell Link, One Time Write (Zellenlink, Einmaliger Schreibvorgang) oder Editable Value (Bearbeitbarer Wert).
Berechtigungen mit Kontaktspalten / Spalten mit mehreren Kontakten verknüpfen
Wenn Sie den Schalter „Show advanced“ (Erweitert anzeigen) aktivieren, können Sie Berechtigungen für bestimmte Kontakte und Spalten mit mehreren Kontakten zuweisen.
Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, welche Berechtigungen Sie der jeweiligen Spalte zuweisen möchten, und speichern Sie anschließend die Änderungen.
WorkApps Settings (WorkApps-Einstellungen)
Erstellen Sie Portfolio-WorkApps, um Elemente auf Programm- und Projektebene für Teammitglieder und Mitarbeitende freizugeben. Als Portfolio-Ersteller*in können Sie Rollen einrichten, um die Zugriffsebenen für jede Person festzulegen und zu vereinfachen, was andere sehen.
Wenn Sie diese Option in Control Center aktivieren, erstellt das System Projekt-WorkApps und ordnet sie Spalten im Eingangssheet zu.
● Jedes neue Programm in Control Center verfügt über eine entsprechende Portfolio-WorkApp.
● Jedes Projekt innerhalb eines Programms verfügt über eine Projekt-WorkApp.
● Jede Portfolio-WorkApp verfügt über Blueprint-WorkApps, die jedem Blueprint im Programm entsprechen
- WorkApp URL (WorkApp-URL). Wenn Sie eine neue WorkApp erstellen, füllt Control Center diese Spalte mit der direkten URL aus.
- WorkApp project owner (WorkApp-Projektinhaber). Verwenden Sie eine Einzelkontaktspalte, um den*die Inhaber*in des WorkApp-Projekts festzulegen. Wenn Sie keine Kontaktspalte mit dieser Einstellung verknüpfen, wird der*die Programminhaber*in standardmäßig zum*zur WorkApp-Inhaber*in.
- Notification emails (E-Mail-Benachrichtigungen). Benachrichtigen Sie Personen mit zugewiesener Rolle, wenn Projekte manuell oder automatisch bereitgestellt werden.
- WorkApp roles (WorkApp-Rollen). Wählen Sie eine Spalte mit einem oder mehreren Kontakten aus, um festzulegen, welchen Kontakten beim Erstellen eines Projekts Rollen zugewiesen werden sollen.
Blueprint Summary (Blueprint-Zusammenfassung)
Wenn Sie eine Blueprint-Zusammenfassung verwenden, konfigurieren Sie hier, wie die Profildaten Ihres Projekts mit den Blueprint-Zusammenfassungssheets verknüpft werden.
Wählen Sie das Blueprint-Zusammenfassungssheet aus, das Sie bei der Einrichtung Ihres Projekts erstellt haben.
Summary Data Sources (Datenquellen für die Zusammenfassung): Wählen Sie die Sheets aus, deren Profildaten mit dem Blueprint-Zusammenfassungssheet verknüpft werden sollen. Wenn Sie mehr als ein Sheet auswählen, müssen Sie eines davon als primäres Sheet festlegen. Dieses Sheet bestimmt, welche Profildaten Priorität haben, wenn Profildaten in mehr als einem Sheet vorliegen.
Summary Data Fields (Datenfelder für die Zusammenfassung): Profildaten in ausgewählten Datenquellen, die mit Spaltennamen im Blueprint-Zusammenfassungssheet übereinstimmen, sind erforderlich. Diese werden automatisch in die Zusammenfassung einbezogen.
Sie können zusätzliche Profildaten hinzufügen. Control Center fügt der Blueprint-Zusammenfassung eine Spalte hinzu, wenn Sie ein Datenelement angeben.
Zum Entfernen eines Datenelements öffnen Sie das Blueprint-Zusammenfassungssheet. Dort müssen Sie die Spalte manuell löschen oder umbenennen.
Row Hierarchy (Zeilenhierarchie): Hiermit legen Sie fest, wie neue Zeilen in Ihre Blueprint-Zusammenfassung eingefügt werden.
Sie können bis zu drei Profildatenelemente für bis zu drei Hierarchieebenen angeben. Wenn es keine entsprechende übergeordnete Zeile gibt, wird die Zeile am Ende des Sheets eingefügt.
Wenn Sie keine Angabe machen, werden neue Zeilen am Ende des Blueprint-Zusammenfassungssheets eingefügt.
+ New Summary Sheet (+ Neues Zusammenfassungssheet): Standardmäßig legt Control Center nur ein Zusammenfassungssheet fest. Sie können jedoch weitere hinzufügen. Sie sind nützlich für:
- Controlling access (Zugriffssteuerung): Ein Zusammenfassungssheet mit Finanzdaten darf beispielsweise nur für eine eingeschränkte Personengruppe verfügbar sein, während ein Sheet mit Statusinformationen für eine breitere Zielgruppe zugänglich sein kann.
- Storing large numbers of projects (Speichern einer großen Anzahl von Projekten): Die Anzahl der Zeilen, die eine Blueprint-Zusammenfassung enthalten kann, ist begrenzt. Durch die Verteilung von Profildaten auf mehrere Sheets steht Ihnen mehr Platz zur Verfügung.
Durch die Projektarchivierung schaffen Sie Platz in Blueprint-Zusammenfassungssheets.
Eingangs-Zusammenfassungssheet aktualisieren
Bis zu 20 Profildatenfelder in Ihrem Projekt können mit dem Eingangssheet verknüpft werden. Links sind nützlich, wenn ein Projekt nur wenige Messzahlen aufweist und diese im Eingangssheet verfügbar sein sollen.
Das Eingangssheet kann nur mit einem Sheet verknüpft werden.
- Primary Template (Primäre Vorlage). Wählen Sie das primäre Vorlagensheet aus, das mit dem Genehmigungssheet verknüpft ist.
- Eingangszusammenfassungsfeld. Wählen Sie Zusammenfassungsfelder aus, die mit dem Eingangssheet verknüpft werden müssen.
Naming (Benennung)
Verwenden Sie Namensregeln, um zwischen Ihren Projekten zu unterscheiden. Wählen Sie bis zu drei Profilelemente aus, die an die Namen der einzelnen Sheets im Projekt angehängt werden sollen.
Standardmäßig verwendet der Projekt-Arbeitsbereich dieselben Regeln.
Permissions and Sharing (Berechtigungen und Freigabe)
Diese Einstellungen bestimmen, welche Mitglieder und Zugriffsebenen in Ihrem Projektteam Zugriff auf die Projekte haben, die Sie mit diesem Blueprint erstellen.
Permissions (Berechtigungen): Smartsheet-Elemente dürfen nur einen*eine Inhaber*in haben. Dies ist entweder der*die primäre Lead oder der*die Projektersteller*in. Standardmäßig ist dies der*die primäre Lead. Portfolio-Leiter*innen haben Administratorberechtigung.
Sharing (Freigabe): Zusätzliche Benutzer*innen und Gruppen können unterschiedliche Berechtigungsstufen für das Projekt haben. Diese gelten zusätzlich zu Berechtigungen, die bereits im Arbeitsbereich vorliegen. Benutzer*innen oder Gruppen mit Freigabeberechtigung haben Zugriff auf alle Elemente im Projekt. Der*Die primäre Lead muss Inhaber*in dieser Gruppen sein, um Zugriff gewähren zu können.
Benutzer*innen, die in den Eingangsprofildaten angegeben werden, haben Zugriff auf Projekte. Dies wird auf dem Bildschirm Customize Profile Data (Profildaten anpassen) konfiguriert.
Advanced (Erweitert): Wenn Sie nicht das gesamte Projekt freigeben möchten, können Sie im Bereich Advanced (Erweitert) bestimmte Vorlagen für einzelne Benutzer*innen oder Gruppen freigeben.
Wählen Sie Save (Speichern) unten rechts im Assistenten aus, um Ihren Blueprint zu speichern und damit Projekte zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen.