Verwenden Sie den Microsoft Dynamics 365 Connector, um Leads, Chancen, Konten, Kontakte und andere Dynamics 365-Entitäten automatisch zwischen Smartsheet und Dynamics 365 zu synchronisieren.
USM Content
Workflow erstellen
Nach der Anmeldung führt Sie der Workflow-Assistent durch die Erstellung von Workflows für die automatische Synchronisierung.
- Wählen Sie oben links auf der Seite das Menü und dann Dashboard aus.
Brandfolder Image
- Wählen Sie Add Workflow (Workflow hinzufügen) aus, um den Workflow-Assistenten zu starten.
Brandfolder Image
Workflow-Assistent
Wählen Sie über den Workflow-Assistenten Ihr Sheet und die Microsoft Dynamics-Entität aus und ordnen Sie die entsprechenden Spalten und Felder für die Synchronisierung zu.
Auf der Seite Settings (Einstellungen) legen Sie die Grundlagen für Ihren Workflow fest:
- Was möchten Sie mit diesem Workflow tun?: Wählen Sie die Synchronisierungsrichtung des Workflows aus (zu Dynamics 365, zu Smartsheet oder bidirektional zwischen beiden Anwendungen).
- Sheetname: Wählen Sie ein vorhandenes Sheet aus oder verwenden Sie die Option Neues Sheet erstellen, um ein neues Sheet in Smartsheet zu erstellen.
- Dynamics-Element: Wählen Sie eine Dynamics 365-Entität aus der Dropdown-Liste aus.
Nachdem Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie das Sheet, die Dynamics 365-Entität und die Synchronisierungsrichtung nicht mehr bearbeiten. Sie können aber einen neuen Workflow erstellen, um andere Einstellungen auszuwählen.
- Wählen Sie Continue (Weiter) aus, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
- Ordnen Sie im Abschnitt Fields (Felder) die Felder zwischen Dynamics 365 und Smartsheet zu.
Sie können in der Dropdown-Liste New Column (Neue Spalte) auswählen, um eine neue Spalte in das Sheet einzufügen. Sie können auch Add Field (Feld hinzufügen) auswählen, um weitere Dynamics 365-Entitätsfelder in den Workflow aufzunehmen. Sie können die Synchronisierungsrichtung zwischen Entitätsfeldern und Spalten über die Ablauf-Dropdown-Listen Brandfolder Image
ändern.Möglicherweise können Sie die Synchronisierungsrichtung bestimmter Zuordnungen nicht ändern. Dies hängt von Ihren Berechtigungen in Dynamics 365 und Smartsheet ab und davon, wie das Feld in der Integration verwendet wird (zum Beispiel als Dynamics-ID).
- Wählen Sie Continue (Weiter) aus, um die ausgewählten Optionen für die Feldzuordnung zu bestätigen.
- Auf den Seiten für Dynamics-Filter und Sheetfilter können Sie Filter erstellen, um die Art und Menge der auszutauschenden Daten zwischen den Anwendungen zu steuern.
- Benennen Sie auf der Seite Save (Speichern) Ihren Workflow, speichern Sie ihn und überprüfen Sie eine Übersicht der Aktualisierungen Ihrer Dynamics 365-Entität und Ihres Sheets.
Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, können Sie den Workflow noch einmal aufrufen und bearbeiten. - Wählen Sie Save Workflow (Workflow speichern) aus, um die Workflow-Synchronisierung zu starten.
Nach dem Speichern des Workflows können Sie den Assistenten beenden und zum Dashboard navigieren. Ihr Workflow aktualisiert gemäß den Workflow-Regeln automatisch Datensätze in Dynamics 365 und Zeilen in Ihrem Sheet in Smartsheet.
Filter zur Feinabstimmung der Datensynchronisierung verwenden
Dynamics-Filter
Sie können Filter hinzufügen, um zu steuern, welche Dynamics 365-Datensätze in das Sheet übertragen werden. Diese Filter helfen Ihnen, nur Felder zu bestimmten Projekten, Kund*innen oder Mitarbeitenden zu synchronisieren.
So erstellen Sie Dynamics-Filter:
- Wählen Sie Add filter (Filter hinzufügen) aus, um die Liste der verfügbaren Entitätsfelder auszufüllen.
Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Filterbedingung auszuwählen, z. B.equals, contains (ist gleich, enthält) oder is blank (ist leer).
Wenn Sie weitere Filterkriterien eingeben müssen, erscheint rechts ein Textfeld.
- Wählen Sie (Continue) (Weiter) aus, um die Filter zu bestätigen und anzuwenden.
Sheetfilter
Sie können Filter hinzufügen, um zu steuern, welche Zeilen mit Objekten in Dynamics 365 synchronisiert werden. Mit diesen Filtern können Sie festlegen, welche Datensätze an Ihr Objekt übertragen werden. Sie können beispielsweise einen Filter verwenden, um nur bestimmte Zeilen mit einem Status Reason (Statusgrund) von In Progress (In Bearbeitung) mit der Entität Opportunity (Geschäftschance) in Dynamics 365 zu synchronisieren.
So erstellen Sie Sheetfilter:
- Wählen Sie Add filter (Filter hinzufügen) aus, um die Liste der verfügbaren Sheetspalten auszufüllen, und wählen Sie eine Spalte aus, die im Filter eingetragen wird.
Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Bedingung für den Filter auszuwählen, z. B. equals, contains (ist gleich, enthält) oder is blank (ist leer).
Wenn Sie weitere Filterkriterien eingeben müssen, erscheint rechts ein Textfeld.
- Wählen Sie (Continue) (Weiter) aus, um die Filter zu bestätigen und anzuwenden.
Für beide Filter sehen Sie auf der Seite Save (Speichern) des Assistenten neben Update Summary (Übersicht der Aktualisierungen) die Anzahl der Felder, die in Ihrer Dynamics 365-Entität aktualisiert werden sollen. Damit können Sie die Menge der Daten messen, die von Ihrem Sheet in die Entität fließen.
Wenn die Anzahl unter Update Summary (Übersicht der Aktualisierungen) unerwartet hoch oder niedrig erscheint, können Sie zurückgehen, um bei Bedarf Filter hinzuzufügen oder zu entfernen.
Verwandte Datensätze mit der Smartsheet-Hierarchie zusammenhalten
Definieren Sie Zeilengruppen in Ihrem Workflow, um Ihre Dynamics 365-Datensätze als übergeordnete und untergeordnete Aufgaben in Smartsheet zusammenzuhalten. Erstellen Sie Zeilengruppen, damit Ihr Workflow die Dynamics 365-Datensätze nach bestimmten Feldern organisieren kann, z. B. „Stufen von Geschäftschancen“, ohne dass Sie diese nach der Synchronisierung manuell in Ihrem Sheet verschieben müssen.
Beachten Sie bei der Definition von Zeilengruppen Folgendes:
- In Group by (Gruppieren nach) können Sie ein vorhandenes Dynamics 365-Feld auswählen oder einen neuen Wert eingeben, um Datensätze bei der Synchronisierung mit Ihrem Sheet zu gruppieren. Die Option „Group by“ (Gruppieren nach) bestimmt den Wert der primären Spalte der übergeordneten Zeilen in Ihrem Sheet. Wenn Sie beispielsweise nach der Stufe einer Geschäftschance gruppieren, werden in Ihrem Sheet für jede Stufe (z. B. Vorschlag, Qualifizieren, Vertrag) übergeordnete Zeilen erstellt.
- Neue übergeordnete Zeilen werden unten in Ihrem Sheet angezeigt, es sei denn, die Option Group by (Gruppieren nach) stimmt vollständig mit dem Wert einer primären Spalte im Sheet überein.
- Sie können eine Untergruppe für eine weitere Organisationsebene definieren. So können Sie beispielsweise Datensätze unterhalb der übergeordneten Zeile International synchronisieren, die ihrerseits der Zeile Vertrieb in Smartsheet untergeordnet ist.
- Die Spalte „Primary ID“ (Primäre ID) in Ihrem Sheet muss die richtigen Hyperlinks für Dynamics 365-Datensätze enthalten. Wenn diese Spalte nicht vorhanden ist, wird sie bei der ersten Ausführung des Workflows automatisch hinzugefügt.
Das manuelle Kopieren und Einfügen von Dynamics-IDs aus Dynamics 365 in Ihr Sheet kann dazu führen, dass der Workflow nicht wie erwartet synchronisiert wird.
Workflows verwalten
Sie können Workflows vom Dashboard aus verwalten. Wählen Sie oben links auf der Seite das dreizeilige Menü und dann Dashboard aus, um eine Liste der von Ihnen erstellten Workflows anzuzeigen.
Einstellungen
Wählen Sie Settings (Einstellungen) aus, um Folgendes auszuführen:
- Edit Workflow (Workflow bearbeiten): Führt Sie über den Workflow-Assistenten zurück, damit Sie Änderungen am Workflow vornehmen können.
- Rename Workflow (Workflow umbenennen): Ermöglicht Ihnen, den Titel des Workflows zu ändern.
- Deactivate/Enable Workflow (Workflow deaktivieren/aktivieren): Stoppt oder startet die Automatisierung des Workflows.
- Delete Workflow (Workflow löschen): Entfernt den Workflow aus dem Dashboard.
Das Löschen eines Workflows kann nicht rückgängig gemacht werden und gelöschte Workflows können nicht wiederhergestellt werden.