Im Workplace Chat Aktionen zu Alarmen und Anforderungen durchführen

Senden Sie Benachrichtigungen und Anforderungen aus Smartsheet und antworten Sie in Echtzeit aus dem Workplace Chat von Facebook. Sie können beispielsweise eine Aktion zu einer Smartsheet-Genehmigungsanforderung durchführen, während Sie im Workplace Chat mit einem Kollegen über die Anforderung sprechen. Und das alles, ohne die Workplace Chat-Anwendung verlassen zu müssen.

Bevor Sie beginnen

Ein Empfänger in einem automatisierten Workflow sein

Um Alarme und Anforderungen in Workplace Chat erhalten zu können, müssen Sie ein Empfänger eines automatisierten Workflows für ein Blatt in Smartsheet sein. Weitere Informationen zum Erstellen automatisierter Workflows finden Sie unter Zeitersparnis dank automatisierter Workflows.

Die Integration einrichten

Ihr Workplace-Administrator muss diese Integration installieren, damit Sie Smartsheet-Alarme empfangen können. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldedaten bei Workplace an.
  2. Klicken Sie rechts neben Ihrem Profilsymbol auf Admin Panel (Administratorbereich).
  3. Wählen Sie links Integrationen aus.
  4. Suchen Sie Smartsheet im Workplace-App-Store und klicken Sie auf das Plussymbol + > Install (Installieren).

Sobald die Erfolgsseite angezeigt wird, wurde die Integration für Ihre Organisation erfolgreich installiert.

Jeder in Ihrer Organisation kann sein Workplace-Profil für den Empfang von Smartsheet-Alarmen autorisieren, indem er im Chat-Fenster eine Konversation mit Smartsheet startet. (Smartsheet wird unter Bots angezeigt, wenn Sie im Workplace Chat danach suchen.)

Ihr Workplace-Konto für den Empfang von Nachrichten konfigurieren

Nachdem Ihr Workplace-Administrator die Integration anhand der Schritte oben installiert hat, können Sie Smartsheet als Bot im Workplace Chat finden, indem Sie „Smartsheet“ in die Suchleiste Search chats (Chats suchen) eingeben.

Geben Sie Smartsheet in Search chats (Chats suchen) ein.

So richten Sie Ihr Workplace-Konto für den Empfang von Smartsheet-Benachrichtigungen ein:

  1. Suchen Sie den Smartsheet-Bot und wählen Sie ihn aus, um eine Konversation zu starten.

    TIPP: Sie finden den Smartsheet-Bot, indem Sie „Smartsheet“ in die Suchleiste „Search chats“ (Chats suchen) eingeben.
     
  2. Klicken Sie im Smartsheet-Chat-Fenster auf die Schaltfläche Erste Schritte unten auf der Seite.
  3. Der Smartsheet-Bot fordert Sie zur Autorisierung auf. Klicken Sie auf die verfügbaren Optionen im Chat, um Smartsheet den Zugriff auf Workplace zu gestatten oder zu verbieten.
  4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich an Ihrem Smartsheet-Konto an und klicken Sie auf Zulassen.

    HINWEIS: Wenn Sie die Workplace-App für iOS verwenden und sich mit Google über die Workplace-App bei Smartsheet anmelden möchten, erhalten Sie einen 403-Fehler. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt zur Fehlerbehebung unten.


Wenn die Erfolgsseite angezeigt wird, können Sie Aktualisierungsanforderungen, Genehmigungsanforderungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen von Smartsheet empfangen.

Hinweis: Die Automatisierung im Workplace Chat ist Teil Ihrer persönlichen Benachrichtigungseinstellungen und es gibt keine Workplace Chat-Option innerhalb des Workflow-Builders.

Die Integration testen

So testen Sie die Integration und stellen sicher, dass Sie die Automatisierung von Smartsheet erhalten:

  1. Navigieren Sie zu Konto >Persönliche Einstellungen und wählen Sie im linken Bereich Benachrichtigungen aus.
  2. Aktivieren Sie unter Messaging-Apps das Kontrollkästchen für die einzelnen Benachrichtigungstypen, die Sie im Workplace Chat empfangen möchten.
  3. Senden Sie sich selbst eine Aktualisierungsanforderung oder erstellen Sie eine Erinnerung anhand der Schritte im Artikel Prozesse durchgängig mit visuellen Workflows automatisieren.

Sie sollten die Automatisierung in Kürze im Workplace Chat empfangen.

Sich von Smartsheet-Benachrichtigungen abmelden

Um sich abzumelden, klicken Sie im Schreibfenster des Chats auf das Menüsymbol und wählen Sie Von Benachrichtigungen abmelden.

Von Benachrichtigungen abmelden

Sie können sich jederzeit erneut für den Erhalt von Benachrichtigungen anmelden, indem Sie die Schritte im Konfigurationsabschnitt oben ausführen.

Tipps zur Nutzung von Smartsheet im Workplace Chat

Im Anschluss finden Sie einige Möglichkeiten zur Maximierung des Nutzens der Kombination der Arbeit in Smartsheet und der Kommunikation im Workplace Chat.

Auf Aktualisierungsanforderungen und Genehmigungsanforderungen aus dem Workplace Chat reagieren

Sie können direkt aus dem Smartsheet-Chat-Fenster im Workplace Chat Budgetanforderungen genehmigen oder Aktualisierungsanforderungen ausfüllen und senden. Klicken Sie auf „Genehmigungsformular öffnen“ oder „Aktualisierungsformular öffnen“, um eine Aktualisierungsanforderung zu genehmigen oder abzulehnen oder eine Aktualisierungsanforderung direkt aus dem Workplace Chat heraus abzuschließen.  

Schaltfläche „Genehmigungsformular öffnen“
  

Weitere Informationen zur Erstellung von Genehmigungsanforderungen und Aktualisierungsanforderungen in Smartsheet.

Eine Erinnerung für eine spätere Reaktion festlegen

Sie können einstellen, dass die Integration Ihnen eine weitere Erinnerung sendet, damit Sie die Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen können. Klicken Sie auf „Später erinnern“ und wählen Sie die gewünschte Uhrzeit aus.

Später erinnern

Weitere Informationen zur Einrichtung von Erinnerungen in Smartsheet.

Sie verwenden die Mobilversion von Workplace? Mobile Push-Benachrichtigungen von Smartsheet deaktivieren

Wenn Sie die mobile Workplace-App und die mobile Smartsheet-App aktiv nutzen, erhalten Sie von beiden Anwendungen die gleiche Benachrichtigung. Deaktivieren Sie Smartsheet-Push-Benachrichtigungen, damit Sie nur eine Benachrichtigung von Workplace erhalten. 

Weitere Informationen zur Deaktivierung mobiler Push-Benachrichtigungen finden Sie im Hilfeartikel Persönliche Einstellungen anpassen.


Integrationsprobleme beheben

Workplace für iOS: 403-Fehler bei dem Versuch der Anmeldung bei Smartsheet nach dem Tippen auf die Google-Anmeldeoption

Um sich nach dem Tippen auf Für Benachrichtigungen anmelden oder Autorisieren in Workplace für iOS fehlerfrei mit den Google-Anmeldeinformationen anzumelden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Tippen Sie auf das Symbol iOS-share (iOS-Freigabe) unten links und wählen Sie In Safari öffnen.

    Sie werden im mobilen Safari-Browser zur Smartsheet-Anmeldeseite geleitet.
     
  2. Tippen Sie auf die Google-Anmeldeschaltfläche und durchlaufen Sie den Authentifizierungsprozess.

Anderenfalls können Sie sich vielleicht mit einer anderen Methode anmelden. Einige andere Anmeldemethoden sind unter anderem:

  • Ihre Smartsheet-E-Mail-Adresse und das -Kennwort (in der mobilen Workplace-App)
  • Workplace in Ihrem Desktop-Browser
  • Die Workplace-Desktop-Anwendung

Workplace für iOS: Keine Navigation zu Smartsheet nach dem Tippen auf „View Notification“ (Benachrichtigung anzeigen)

So navigieren Sie zu Smartsheet und zeigen mehr Details zu Ihren Benachrichtigungen an:

  1. Tippen Sie auf View Notification (Benachrichtigung anzeigen).

    Es wird eine Smartsheet-Anmeldeseite angezeigt.
     
  2. Tippen Sie auf das Symbol iOS-share (iOS-Freigabe) unten und wählen Sie „In Safari öffnen“.

    Sie werden im mobilen Safari-Browser zur Smartsheet-Anmeldeseite geleitet.
     
  3. Tippen Sie in Safari oben auf Öffnen.

Sie werden zur Smartsheet-App für iOS geleitet, um die Benachrichtigungsdetails anzuzeigen.