Smartsheet für Gmail-Add-on

Sobald die Informationen in Smartsheet erfasst sind, können alle Smartsheet-Mitarbeitenden die Informationen sehen und darauf reagieren. Das Smartsheet für Gmail-Add-on funktioniert mit Gmail und der Gmail-App für Android-Smartphones.

Gmail mit Smartsheet verbinden

1. Navigieren Sie im Google Workspace Marketplace zum Smartsheet für Gmail-Add-on und wählen Sie INSTALL (Installieren) aus.
2. Wählen Sie das Gmail-Konto aus, das Sie mit dem Add-on verwenden möchten. 

Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich mit Ihrer Gmail-Adresse und Ihrem Kennwort an. Möglicherweise müssen Sie erneut INSTALL (Installieren) auswählen.

3. Wählen Sie ALLOW (Erlauben) aus.
4. Die Meldung Smartsheet...wurde installiert! wird angezeigt, wenn die Installation erfolgreich war.

Sie müssen Ihr Gmail-Konto nur einmal mit Ihrem Smartsheet-Konto verbinden.

Wenn Sie die Gmail-App für Android-Smartphones verwenden, steht Ihnen das Add-on auch dort zur Verfügung, sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, um es zu installieren und zu verbinden.

Wenn Sie ein*e Google Workspace-Administrator*in sind, können Sie das Smartsheet für Gmail-Add-on für Ihre gesamte Domäne installieren. Weitere Informationen zur Installation von Add-ons auf Domänenebene finden Sie in der Hilfe von Google Workspace. 

Ihre Gmail- und Smartsheet-Konten verbinden

1. Navigieren Sie zu Gmail und öffnen Sie eine E-Mail-Nachricht.

2. Wählen Sie zum Öffnen des Smartsheet für Gmail-Add-ons das Smartsheet-Logo im Add-on-Bereich aus.
     

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   Möglicherweise müssen Sie Ihr Browserfenster aktualisieren, wenn Sie das Symbol im Add-on-Bereich nicht sofort sehen. 

3. Wählen Sie im Add-on-Bereich für Smartsheet die Option CONNECT TO SMARTSHEET (Mit Smartsheet verbinden) aus.

4. Ein neues Fenster öffnet sich mit einer Meldung, die besagt, dass die App den Zugriff auf Smartsheet anfordert.
     

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5. Wählen Sie Allow (Zulassen) aus, damit das Add-on auf Smartsheet zugreifen kann.

Nachdem Sie das Add-on installiert und verbunden haben, ist Ihr Smartsheet-Konto im Add-on-Bereich verfügbar. 

Wählen Sie BROWSE ALL SHEETS (Alle Sheets durchsuchen) aus, um Sheets im Bereich anzuzeigen.

Smartsheet für Gmail-Add-on verwenden

Sobald Sie das Smartsheet für Gmail-Add-on installiert und mit Ihrem Smartsheet-Konto verbunden haben, können Sie Folgendes tun:

• Kommentar hinzufügen, der den Nachrichtentext und seine Metadaten enthält (von wem die Nachricht stammt, den Betreff, das Datum der Versendung usw.)
• Anlagen aus E-Mail-Nachrichten als Anlagen zum Kommentar hinzufügen
• Den Inhalt anderer Felder in einer Zeile direkt im Add-in-Bereich bearbeiten (d. h. Sie müssen nicht zu Smartsheet wechseln, um Änderungen an den Sheetdaten vorzunehmen)

Die Vorgehensweise ist nahezu identisch, unabhängig davon, ob Sie über einen Internetbrowser oder über die Gmail-App für Android-Smartphones auf Gmail zugreifen.

Informationen aus Ihrer E-Mail zu einer Zeile in Smartsheet hinzufügen

1. Öffnen Sie eine E-Mail-Nachricht in Gmail oder der Gmail-App für Android-Smartphones.
2. Wählen Sie oben rechts im E-Mail-Fenster das Smartsheet-Logo aus. Wenn Sie mit der Gmail-App arbeiten, tippen Sie unten in der E-Mail-Nachricht auf das Add-on-Symbol.
3. Suchen Sie das Sheet, zu dem Sie den Inhalt der E-Mail hinzufügen möchten, über die Suche oder die Durchsuchen-Funktion.
   • Suche: Geben Sie den Namen des Sheets in das Suchfeld oben im Add-on-Bereich ein und wählen Sie SEARCH (Suchen) aus.
   • Durchsuchen: Wählen Sie BROWSE ALL SHEETS (Alle Sheets durchsuchen) aus, um durch Ihre verfügbaren Sheets zu navigieren.
4. Wählen Sie aus den folgenden Optionen, um den Nachrichtentext und die Anhänge einzubeziehen:
    

• Text der E-Mail-Nachricht einer Zeile hinzufügen
  Wählen Sie aus, ob Sie die Informationen zu einer neuen oder zu einer bestehenden Zeile hinzufügen möchten:
   
  • Neue Zeile: Wählen Sie oben im Add-on-Bereich Add a row (Zeile hinzufügen) aus. Die neue Zeile wird unten im Sheet angezeigt. 
    Sie haben die Möglichkeit, Informationen in die primäre Spalte der Zeile einzugeben. Es empfiehlt sich, hier einen Wert einzugeben, z. B. den Namen der Aufgabe.
  • Bestehende Zeile: Wählen Sie die Zeile im Add-on-Bereich aus. Der Inhalt der primären Spalte der Zeile wird im Bereich mit den Apps angezeigt. Sie können den Inhalt ändern oder aktualisieren.
     

5. In beiden Fällen wird der Text aus der E-Mail-Nachricht automatisch als Kommentar in der Zeile angezeigt. Der Kommentar enthält den Nachrichtentext und seine Metadaten (von wem die Nachricht stammt, den Betreff, das Datum usw.).
   
   Anhänge ausschließen
   Alle mit der E-Mail verknüpften Anlagen werden hochgeladen und standardmäßig an den Zeilenkommentar angehängt (Inline-Bilder gelten als Anlagen und werden ebenfalls einbezogen).
   
   Wenn Sie eine Anlage nicht einbeziehen möchten, schalten Sie den Schieberegler neben dem Namen der Anlage auf „Off“ (Aus).
6. Wählen Sie den Abwärtspfeil aus, um die anderen Spalten im Sheet zu überprüfen und sie wie gewünscht zu bearbeiten.
7. Wählen Sie ÄNDERUNGEN ANWENDEN aus, um die Informationen der gewünschten Zeile hinzuzufügen.
8. Die Meldung Success! (Erfolg) bestätigt, dass die Informationen wie angegeben hinzugefügt oder aktualisiert wurden.

Sie können jeweils nur Text aus einer E-Mail-Nachricht kopieren. Ihre Änderungen gehen verloren, wenn Sie von einer Nachricht zu einer anderen navigieren, bevor Sie APPLY CHANGES (Änderungen anwenden) auswählen, auch wenn sich diese Nachricht im selben E-Mail-Thread befindet.