Genehmigungsanforderungen: Automatisch die Genehmigung von Arbeitselementen anfordern

Gilt für

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Mit Genehmigungsanforderungen können Sie jemanden automatisch bitten, ein Element auf Ihrem Blatt zu genehmigen oder abzulehnen. Konfigurieren Sie eine Genehmigungsanforderung, damit Smartsheet beispielsweise automatisch eine Anforderung an einen Mitarbeiter der Finanzabteilung sendet, mit der er gebeten wird, eine Bestellung abzuzeichnen, die einen maximalen Dollarbetrag überschreitet.

Anforderungen zum Erstellen und Empfangen von Genehmigungsanforderungen

Verwenden Sie die folgende Tabelle als Referenz dafür, ob Sie Genehmigungsanforderungen für sich selbst und andere auf Basis von Blattfreigabeberechtigungen erstellen oder bearbeiten können.

  Inhaber Administrator Bearbeiter Kommentierer Betrachter Nicht freigegeben
Regeln für Genehmigungsanforderungen erstellen Ja Ja* Nein Nein Nein Nein
Regeln für Genehmigungsanforderungen bearbeiten Ja Ja* Nein Nein Nein Nein
Genehmigungsanforderungen empfangen und darauf reagieren Ja Ja Ja Ja Ja Ja*

*Es kann sein, dass Sie eine weitere Einstellung anpassen müssen, damit jeder mit einer gültigen E-Mail-Adresse Genehmigungsanforderungen erhalten kann. Details hierzu finden Sie unten im Abschnitt Steuern, wer Genehmigungsanforderungen erhalten kann.

Um unendliche Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die blattübergreifende Formeln oder Zellverknüpfungen enthalten, keine Automatisierung aus. Um dies zu umgehen, erstellen Sie eine Aktualisierungsanforderung

Steuern, wer Genehmigungsanforderungen erhalten kann

Standardmäßig können nur Mitarbeiter mit Berechtigungen für das Blatt Benachrichtigungen enthalten. Wenn Sie möchten, dass Benachrichtigungen an alle Personen mit einer gültigen E-Mail-Adresse auf Blattebene oder Kontoebene gesendet werden, lesen Sie die folgenden Hilfeartikel:


Eine Genehmigungsanforderung erstellen

Bei geöffnetem Blatt:

  1. Optional: Fügen Sie die Spalte Dropdown (Einfachauswahl) für den Genehmigungsstatus ein und fügen Sie diese als Ihre Listenoptionen hinzu:
    • Warten auf Genehmigung
    • Genehmigt
    • Abgelehnt
  2. Wählen Sie in der Menüleiste Automatisierung > Einen Genehmigungs-Workflow einrichten… aus.
  3. Geben Sie im Feld Workflow ohne Titel einen Namen für den Workflow ein.
  4. Legen Sie im Auslöserblock die Kriterien fest, durch die der Workflow automatisch gestartet wird.
  5. Um Zeilen zu filtern, die Sie in die Genehmigungsanforderung einschließen möchten, wählen Sie Bedingung hinzufügen, um Zeilen zu filtern.
  6. Wählen Sie im Feld Name oder E-Mail-Adresse hinzufügen des Blocks Genehmigung anfordern den Entscheidungsträger aus, der das Element genehmigen muss. 
    Wenn Sie nur einen Kontakt im Feld Name hinzufügen oder E-Mail-Adresse hinzufügen hinzufügen, ist dies der Standardname der Spalte, die Smartsheet für den Genehmigungsstatus erstellt: ContactName_approval (z. B. Max Mustermann-Genehmigung). Wenn Sie mehr als einen Kontakt hinzufügen, lautet der Standardname Genehmigungstatus
  7. Wählen Sie unter Antwort speichern unter in der Dropdown-Liste eine Spalte aus, in der Smartsheet den Genehmigungsstatus aufzeichnen soll.
    Standardmäßig wählt Smartsheet die Spalte aus, die es für den Genehmigungsstatus erstellt hat. Sie können diese aber ändern und die Spalte auswählen, die Sie in Schritt 1 dieses Vorgangs erstellt haben. 
  8. Um den E-Mail-Betreff und die Nachricht, die Smartsheet sendet, zu bearbeiten, wählen Sie Nachricht anpassen aus. 
  9. Wählen Sie im Abschnitt Nachricht enthält aus, ob alle oder ausgewählte Felder hinzugefügt werden sollen. 
  10. Um die Aktion für die genehmigten Anforderungen einzurichten, wählen Sie im Abschnitt Wenn genehmigt die Option + > Aktion hinzufügen aus. 
    • Optional: Fügen Sie eine Bedingung hinzu, wenn Sie die Zeilen filtern möchten, die Sie in den Workflow einschließen möchten.
  11. Um die Aktion für abgelehnte Anforderungen einzurichten, wählen Sie im Abschnitt Wenn abgelehnt die Option + > Aktion hinzufügen aus.
    • Optional: Fügen Sie eine Bedingung hinzu, wenn Sie die Zeilen filtern möchten, die Sie in den Workflow einschließen möchten.
  12. Wählen Sie Speichern.

Sie können komplexere Genehmigungs-Workflows erstellen.

Erweiterte Optionen für Ihren Genehmigungs-Workflow einrichten

Wählen Sie im Block Genehmigung anfordern das Symbol Weitere Aktionen > Erweiterte Optionen... aus. Sobald das Formular „Erweiterte Optionen“ angezeigt wird, bearbeiten Sie die folgenden Felder:

  • Wenn eingerichtet: Richten Sie den Wert ein, der in der Spalte mit dem Genehmigungsstatus angezeigt wird, nachdem Sie eine Genehmigungsanforderung eingereicht haben
  • Wenn genehmigt: Richten Sie den Wert ein, der in der Spalte mit dem Genehmigungsstatus (oder in einer anderen Spalte, die Sie ausgewählt haben) angezeigt wird, um Genehmigungsanforderungen zu erhalten
    • Schaltflächentext: Passen Sie die Schaltflächenbeschriftung für die Schaltfläche „Genehmigung“ an (z. B. Genehmigen, Genehmigt usw.)
  • Wenn abgelehnt: Richten Sie den Wert ein, der in der Liste „Genemigungsstatus“ (oder in einer anderen Spalte, die Sie ausgewählt haben) angezeigt wird, um abgelehnte Anforderungen zu erhalten
    • Schaltflächentext: Passen Sie die Schaltflächenbeschriftung für die Schaltfläche „Ablehnen“ an (z. B. Ablehnen, Zurückweisen usw.)

Fertig! Je nach Kontoeinstellungen erhält der Genehmiger eine Genehmigungsanforderung in einer E-Mail, einer mobilen Push-Benachrichtigung und in der Browser-Anwendung auf dem Computer

Bestehende Regeln bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Führen Sie diese Schritte aus, um Änderungen an Ihrem Workflow vorzunehmen: 

  1. Wählen Sie in der Menüleiste Automatisierung > Workflows verwalten… aus.
  2. Wählen Sie in der rechten Ecke des Workflows, den Sie bearbeiten möchten, das Dropdown-Symbol aus.
  3. Wählen Sie die entsprechende Aktion aus. In der nachstehenden Tabelle erfahren Sie mehr über die einzelnen Befehle.
Diesen Befehl verwenden Um Folgendes zu erreichen Tipps und Hinweise
Deaktivieren Deaktiviert den Workflow vorübergehend. Verwenden Sie diesen Befehl, um die Regel in Zukunft zu verwenden.
Bearbeiten Kriterien für die Regel umbenennen oder ändern.
  • Workflow-Builder öffnen und Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen
Verwenden Sie diesen Befehl, um Änderungen an der Alarmmeldung vorzunehmen. 
Duplizieren Eine Kopie der Regel erstellen Verwenden Sie diesen Befehl, wenn Sie denselben Workflow-Typ für einen anderen Zweck erstellen müssen. Dadurch können Sie einen anderen Workflow schneller erstellen.
Kündigen Beendet den Erhalt des Alarms Sie können den Alarm oder die Aktion, die Sie erhalten, auch direkt kündigen. Wählen Sie dazu Kündigen im Abschnitt Sie möchten diese E-Mails nicht erhalten? in der E-Mail-Nachricht aus.
Löschen Die Regel endgültig löschen Sie können dies nicht rückgängig machen.