Genehmigungsanforderungen: Genehmigung von Arbeitselementen automatisch anfordern

Eine Genehmigungsanforderung ist eine Möglichkeit, jemanden automatisch zu bitten, ein Element in Ihrem Blatt zu genehmigen oder abzulehnen. Konfigurieren Sie eine Genehmigungsanforderung, wenn Smartsheet z. B. automatisch eine Anforderung an jemanden aus der Finanzabteilung senden soll, um einen Auftrag zu genehmigen, der über dem Höchstbetrag liegt.

HINWEIS: Automatische Genehmigungsanforderungen sind für Kunden unter einem Business- oder Enterprise-Plan verfügbar. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Smartsheet-Seite mit den Preisen, oder kontaktieren Sie uns.

Anforderungen für die Erstellung und Bearbeitung von Genehmigungsanforderungen

Anhand der folgenden Tabelle können Sie sehen, ob Sie Erinnerungen für sich selbst und für andere basierend auf Blattfreigabeberechtigungen erstellen oder bearbeiten können.

  Inhaber Administrator Bearbeiter Betrachter Nicht freigegeben
Regeln für Genehmigungsanforderungen erstellen Ja Ja* Nein Nein Nein
Genehmigungsanforderungsregeln bearbeiten Ja Ja* Nein Nein Nein
Genehmigungsanforderungen erhalten und Maßnahmen ergreifen Ja Ja Ja Ja Ja**

*Sie müssen außerdem ein lizenzierter Benutzer unter einem Business- oder Enterprise-Plan sein, um Regeln für Genehmigungsanforderungen zu erstellen und zu bearbeiten. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Smartsheet-Seite mit den Preisen, oder kontaktieren Sie uns.

**Möglicherweise müssen Sie eine zusätzliche Einstellung anpassen, damit alle Personen mit einer gültigen E-Mail-Adresse Genehmigungsanforderungen erhalten können. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt "Steuern, wer Genehmigungsanforderungen erhalten kann".

Steuern, wer Genehmigungsanforderungen erhalten kann

Standardmäßig werden Benachrichtigungen nur an Personen gesendet, die das Blatt freigegeben haben. Wenn Benachrichtigungen an alle Personen mit einer gültigen E-Mail-Adresse auf Blattebene oder Kontoebene gesendet werden sollen, finden Sie weitere Informationen in folgenden Hilfeartikeln:


Genehmigungsanforderungen erstellen

So erstellen Sie eine Regel für Genehmigungsanforderungen:

  1. Wählen Sie die Registerkarte Alarme und Aktionen unten im Blatt aus.
    Schaltfläche "Alarme und Aktionen"
    Das Fenster "Alarme und Aktionen" wird angezeigt. (In diesem Fenster werden alle vorhandenen Alarme und Aktionen in Ihrem Blatt aufgeführt.)
     
  2. Wählen Sie zuerst Genehmigungsanforderung senden in der ersten Dropdownliste aus. 
  3. Klicken Sie auf Weiter. Das Formular "Neue Regel" wird angezeigt.

Wenn Sie eine Genehmigungsanforderungsregel erstellen, geben Sie die folgenden Kriterien an:

  • Wenn – Geben Sie an, welche Art von Änderungen die Genehmigungsanforderung auslösen. 
  • In beliebiger Zeile, bei der – Hiermit werden nur Zeilen gesendet, die bestimmte Werte enthalten. (Nachdem die Bedingung unter "Wenn" erfüllt wurde.)
  • Genehmigung senden an – Wählen Sie die Empfänger, entweder anhand von spezifischen E-Mail-Adressen oder mithilfe einer Kontaktspalte in Ihrem Blatt.
  • Dropdown-Spalte für Genehmigungen – Erstellen Sie eine neue Dropdown-Spalte im Blatt oder wählen Sie eine bestehende Dropdown-Spalte aus, um dort die Genehmigungsantworten zu speichern.
  • Häufigkeit der Aktualisierungsanforderung, einbezogene Spalten und einbezogene Nachricht. (Klicken Sie zum Anpassen auf Zustellungseinstellungen .)
  • Genehmigungsstatus in Spalte speichern – Erstellen Sie eine neue Dropdown-Listenspalte oder wählen Sie eine bestehende aus, um dort die Antwort des Genehmigers zu speichern (genehmigen oder ablehnen).
  • Schaltflächentext und damit verknüpfte Dropdown-Werte – Passen Sie den Text in den Schaltflächen an, die der Genehmiger nutzt, um die Anforderung zu genehmigen oder abzulehnen, sowie die Werte, die Sie basierend auf der Antwort des Genehmigers in Ihr Blatt eingeben. (Klicken Sie zum Anpassen auf Erweiterte Einstellungen .)

Das ist alles! Jetzt erhält der Genehmiger eine Genehmigungsanforderung in einer E-Mail-Nachricht, einer Push-Benachrichtigung auf dem Mobilgerät und in der Browseranwendung auf dem Computer (abhängig von ihren Kontoeinstellungen). Unter Benachrichtigungs-Center: Alarme direkt in Smartsheet erhalten finden Sie weitere Informationen zum Erhalten von Alarmen.
 

genehmigungsanforderung

Die Genehmigung oder Ablehnung wird in Ihr Blatt eingegeben.

genehmigt

Weitere Bedingungen für Ihre Regel hinzufügen

Stellen Sie sicher, dass eine Genehmigungsanforderung nur gesendet wird, wenn dies notwendig ist, indem Sie weitere Bedingungen für "Wenn" und "In beliebiger Zeile, bei der..." als Kriterien für Ihre Regel angeben.

Klicken Sie auf Spalte hinzufügen (Wenn) oder Bedingung hinzufügen (In beliebiger Zeile, bei der...), um zusätzliche Kriterienfelder hinzuzufügen.

genehmigung-hinzufuegen-bedingungen

Nachricht, Häufigkeit und einbezogenen Inhalt anpassen

Klicken Sie auf Zustellungseinstellungen, um den Betreff, die Nachricht, die einbezogenen Spalten sowie die Zustellungshäufigkeit der Genehmigungsanforderung individuell abzustimmen.

genehmigung-zustellung

Genehmigungs- und Ablehnungsschaltflächen sowie Dropdown-Werte anpassen

Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, um den Schaltflächentext anzupassen, der dem Genehmiger angezeigt wird, wenn ihm die Anforderung gesendet wird, sowie die Werte, die in der Dropdown-Spalte Ihres Blattes gespeichert sind.

genehmigen

Sie können z. B. den Text der Schaltfläche "Genehmigt" in "Zustimmen" ändern. Der Genehmiger erhält ein Anforderungsformular mit dem Schaltflächentext "Zustimmen". Wenn er auf "Zustimmen" klickt, wird "Genehmigt" in das Blatt eingetragen.

HINWEIS: Mit dem Feld "Eingereicht" können Sie den Dropdown-Wert bearbeiten, der in Ihr Blatt eingegeben wird, wenn eine Genehmigungsanforderung gesendet wurde, aber der Genehmiger noch nichts mit der Anforderung gemacht hat.

Vorhandene Regeln bearbeiten, deaktivieren oder löschen

So deaktivieren Sie eine Regel oder ändern die Bedingungen, Empfänger, Häufigkeit oder einbezogenen Spalten der Regel:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Alarme und Aktionen unten im Blatt. Das Fenster "Alarme und Aktionen" wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten pfeil-nach-unten in der oberen rechten Ecke der Regel, die Sie ändern oder deaktivieren möchten.

          pfeil-nach-unten-auswahl

Diesen Befehl verwenden Um Folgendes auszuführen
Deaktivieren Die Regel vorübergehend deaktivieren. (Verwenden Sie diesen Befehl, wenn Sie die Regel zukünftig noch verwenden möchten.)
Bearbeiten Die Kriterien für die Regel umbenennen oder ändern.

Mit diesem Befehl können Sie auch auf den Link "E-Mail anpassen" zugreifen, um den Betreff, den Text oder die einbezogenen Spalten zu ändern.
Klonen Erstellen Sie eine Kopie der Regel.
Kündigen Den Alarm nicht mehr erhalten.

TIPP: Sie können sich auch direkt vom Erhalt des Alarms oder der Aktion abmelden, indem Sie auf den Link "Kündigen" neben "Sie möchten diese Benachrichtigung nicht erhalten?" unten in der Nachricht klicken.
Löschen Die Regel endgültig löschen. (Diese Aktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.)