Genehmigungsanforderungen: Automatisch die Genehmigung von Arbeitselementen anfordern

Anhand einer Genehmigungsanforderung können Sie jemanden bitten, ein Element auf Ihrem Blatt automatisch zu genehmigen oder abzulehnen. Konfigurieren Sie eine Genehmigungsanforderung, damit Smartsheet beispielsweise automatisch eine Anforderung an einen Mitarbeiter der Finanzabteilung sendet, mit der er gebeten wird, eine Bestellung abzuzeichnen, die einen maximalen Dollarbetrag überschreitet.

Genehmigungsanforderung

Anforderungen zum Erstellen und Empfangen von Genehmigungsanforderungen

Verwenden Sie die folgende Tabelle als Referenz dafür, ob Sie Genehmigungsanforderungen für sich selbst und andere auf Basis von Blattfreigabeberechtigungen erstellen oder bearbeiten können.

  Inhaber Administrator Bearbeiter Betrachter Nicht freigegeben
Regeln für Genehmigungsanforderungen erstellen Ja Ja* Nein Nein Nein
Regeln für Genehmigungsanforderungen bearbeiten Ja Ja* Nein Nein Nein
Genehmigungsanforderungen empfangen und darauf reagieren Ja Ja Ja Ja Ja**

*Sie müssen außerdem ein lizenzierter Benutzer mit einem Business- oder Enterprise-Plan sein, um Regeln für Genehmigungsanforderungen erstellen und bearbeiten zu können. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Smartsheet-Preise oder wenden Sie sich an uns.

**Es kann sein, dass Sie eine weitere Einstellung anpassen müssen, damit jeder mit einer gültigen E-Mail-Adresse Genehmigungsanforderungen erhalten kann. Details hierzu finden Sie unten im Abschnitt „Steuern, wer Genehmigungsanforderungen erhalten kann“.

HINWEIS: Um endlose Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die blattübergreifende Formeln oder Zellverknüpfungen enthalten, keine Genehmigungsanforderung aus. Sie können eine Aktualisierungsanforderung erstellen, um dies zu umgehen. Weitere Informationen zum Einrichten einer Aktualisierungsanforderung finden Sie unter Aktualisierungsanforderungen: Automatisch die neuesten Informationen abrufen.

Steuern, wer Genehmigungsanforderungen erhalten kann

Standardmäßig werden Benachrichtigungen nur an Personen gesendet, für die das Blatt freigegeben ist. Wenn Sie möchten, dass Benachrichtigungen an alle Personen mit einer gültigen E-Mail-Adresse auf Blattebene oder Kontoebene gesendet werden, lesen Sie die folgenden Hilfeartikel:


Eine Genehmigungsanforderung erstellen
Genehmigungs-Workflow

Bei geöffnetem Blatt:

  1. Klicken Sie auf Automatisierung > Genehmigungs-Workflow anfordern.
  2. Legen Sie im Auslöserblock die Kriterien fest, durch die der Workflow automatisch gestartet wird. (Weitere Informationen zu Auslöserblöcken.)
  3. Sie können auch Bedingungsblöcke erstellen, die diejenigen Zeilen filtern, welche in der Zustellung der Genehmigungsanforderung enthalten sein sollen. (Mehr zu Bedingungsblöcken.)
  4. Wählen Sie im Aktionsblock den Entscheidungsträger aus, der die Genehmigung erteilen muss, und speichern Sie dann Ihren Workflow.

Sie können komplexere Genehmigungs-Workflows erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Genehmigung von Entscheidungsträgern nacheinander anfordern.

Optionen für Genehmigungs-Workflows

Genehmigungs-Workflows können so einfach oder komplex sein, wie es für Ihr Projekt erforderlich ist. Mit den folgenden Optionen können Sie Ihren Workflow anpassen. 

  • Wenn: Geben Sie an, welche Arten von Änderungen die Genehmigungsanforderung auslösen. 
  • In jeder Zeile, in der: Senden Sie nur Zeilen, die bestimmte Werte enthalten. (Nachdem die Wenn-Bedingung erfüllt ist.)
  • Eine Genehmigungsanforderung senden an: Wählen Sie Ihre Empfänger, entweder bestimmte E-Mail-Adressen oder eine Kontaktspalte in Ihrem Blatt.
  • Häufigkeit der Genehmigungsanforderung, enthaltene Spalten und die enthaltene Nachricht. (Klicken Sie zum Anpassen auf Zustellungseinstellungen.)
  • Dropdown-Spalte „Genehmigung“: Erstellen Sie eine neue Dropdown-Spalte im Blatt oder wählen Sie eine vorhandene Dropdown-Spalte als Speicherort für Genehmigungsantworten.
  • Genehmigungsstatus in Spalte speichern: Erstellen Sie eine neue Dropdown-Listenspalte oder wählen Sie eine vorhandene aus, um die Antwort des Genehmigers (Genehmigung oder Ablehnung) zu speichern.
  • Schaltflächentext und verknüpfte Dropdown-Werte: Passen Sie den Text in den Schaltflächen an, mit denen der Genehmiger die Anforderung abzeichnet oder ablehnt, sowie die Werte, die basierend auf der Antwort des Genehmigers in Ihr Blatt eingehen. (Klicken Sie zum Anpassen auf Erweiterte Einstellungen.)

Fertig! Nun erhält der Genehmiger eine Genehmigungsanforderung in einer E-Mail, einer mobilen Push-Benachrichtigung und in der Browser-Anwendung auf dem Computer (je nach ihren Kontoeinstellungen). Siehe Benachrichtigungs-Center: Alarme direkt in Smartsheet empfangen für Einzelheiten zum Empfang von Alarmen.

Die Genehmigung oder Ablehnung wird in Ihrem Blatt eingetragen.

Genehmigt

Weitere Bedingungen für Ihre Regel angeben

Stellen Sie sicher, dass eine Genehmigungsanforderung nur bei Bedarf versendet wird, indem Sie zusätzliche Bedingungen in den Kriterien „Wenn“ und „In jeder Zeile, in der...“ Ihrer Regel angeben.

Klicken Sie auf Spalte hinzufügen (Wenn) und Bedingung hinzufügen (In jeder Zeile, in der...), um Kriterienfelder hinzuzufügen.

Genehmigung-Bedingungen-hinzufügen

Enthaltene Nachricht, Häufigkeit und Inhalte anpassen

Klicken Sie auf Zustellungseinstellungen, um den Betreff, die Nachricht, die enthaltenen Spalten sowie die Zustellungshäufigkeit der Genehmigungsanforderung zu personalisieren.

Genehmigung-Zustellung

Schaltflächen „Genehmigen“ und „Ablehnen“ sowie die Dropdown-Werte anpassen

Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, um den Schaltflächentext zu personalisieren, den der Genehmiger sieht, wenn die Anforderung an ihn gesendet wird, sowie die Werte, die in der Dropdown-Spalte Ihres Blattes gespeichert werden.

abzeichnen

Zum Beispiel können Sie den Text der Schaltfläche „Genehmigt“ stattdessen in „Abzeichnen“ ändern. Der Genehmiger erhält ein Anforderungsformular mit dem Text der Schaltfläche „Abzeichnen“. Wenn Sie auf „Abzeichnen“ klicken, wird im Blatt „Genehmigt“ eingetragen.

HINWEIS: Über das Feld „Eingereicht“ können Sie den Dropdown-Wert bearbeiten, der in Ihr Blatt eingetragen wird, wenn eine Genehmigungsanforderung gesendet wird, der Genehmiger aber noch nicht auf die Anforderung reagiert hat.

Bestehende Regeln bearbeiten, deaktivieren oder löschen

So deaktivieren Sie eine Regel oder ändern Regelbedingungen, Empfänger, Häufigkeit oder enthaltene Spalten:

  1. Klicken Sie im unteren Bereich des Blattes auf die Registerkarte Alarme und Aktionen. Das Fenster „Alarme und Aktionen“ wird angezeigt.
  2. Klicken Sie oben rechts in der Regel, die Sie ändern oder deaktivieren möchten, auf den Pfeil nach unten  Pfeil nach unten.
Diesen Befehl verwenden Um Folgendes zu erreichen
Deaktivieren Deaktiviert die Regel vorübergehend. (Verwenden Sie diesen Befehl, wenn Sie die Regel zukünftig verwenden möchten.)
Bearbeiten Benennt die Kriterien für die Regel um oder ändert sie.

Mit diesem Befehl können Sie auch auf den Link „E-Mail anpassen“ zugreifen, um den Betreff, den Text oder die enthaltenen Spalten zu ändern.
Klonen Erstellt eine Kopie der Regel.
Kündigen Beendet den Erhalt des Alarms.

TIPP: Sie können sich auch direkt vom Erhalt des Alarms oder der Aktion, die Sie erhalten, abmelden. Klicken Sie dazu unten in der Nachricht auf den Link „Kündigen“ neben "Sie möchten diese Benachrichtigung nicht erhalten?".
Löschen Löscht die Regel endgültig. (Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.)