Interaktion mit Smartsheet-Elementen in Microsoft Teams

Veröffentlichen Sie ein Blatt, einen Bericht oder ein Smartsheet Sight™ aus Smartsheet in einem Microsoft Teams-Kanal, um Unterhaltungen in Aktionen zu verwandeln. Fügen Sie ein Blatt aus Smartsheet als Registerkarte zu einem Kanal hinzu, um z. B. eine Arbeitsverwaltungsressource bereitzustellen, mit der Personen in Microsoft Teams interagieren können.

Weitere Informationen zu Microsoft Teams finden Sie auf der Produkt-Website von Microsoft.

In diesem Artikel:
Bevor Sie beginnen
        Smartsheet-Freigabeberechtigung – Anforderungen
        Microsoft Teams – Anforderungen
Smartsheet-Element als Registerkarte hinzufügen
Ändern der Einstellungen, Umbenennen oder Entfernen der Registerkarte
Tipps für die Arbeit in Smartsheet for Teams
Fehlerbehebung bei Problemen mit Smartsheet for Teams


Bevor Sie beginnen

Wenn Sie mit Smartsheet und Microsoft Teams arbeiten, können Sie eine veröffentlichte Version eines Smartsheet-Elements (Blatt, Bericht oder Sight) in einem Kanal verwenden. Bevor Sie Smartsheet-Elemente mit einem Microsoft Teams-Kanal verbinden, müssen Sie sicherstellen, dass in Smartsheet und in Microsoft Teams die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Smartsheet-Freigabeberechtigung – Anforderungen

Sie müssen Freigabeberechtigungen auf Inhaber- oder Administratorebene für das Smartsheet-Element besitzen, das Sie als Registerkarte zum Kanal Ihres Teams hinzufügen möchten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Freigabeberechtigungsstufen.

WICHTIG: Wenn ein Smartsheet-Element bereits veröffentlicht wurde – entweder direkt aus Smartsheet oder indem es zu einem Kanal hinzugefügt wurde –, können Personen mit Freigabeberechtigungen für das Smartsheet-Element das bereits veröffentlichte Element zu Kanälen hinzufügen (jedoch nur mit den zuvor festgelegten Veröffentlichungsoptionen). Weitere Informationen zu den verschiedenen Versionen eines Smartsheet-Elements, wie Schreibgeschützt oder Für alle bearbeitbar, die veröffentlicht werden können, finden Sie im Artikel zum Veröffentlichen von Smartsheet-Elementen.

Microsoft Teams – Anforderungen

Sie benötigen Microsoft Teams (gehört zu Office 365 for Business) und mindestens einen Kanal in einem Team, damit Sie ein Smartsheet-Element als Registerkarte hinzufügen können.

HINWEIS: Smartsheet for Teams ist sowohl mit der Browser- als auch mit der Desktopversion von Microsoft Teams kompatibel.

Überblick: Mit Smartsheet-Elementen in Microsoft Teams arbeiten

Wenn Sie mit Smartsheet und Microsoft Teams arbeiten, können Sie eine veröffentlichte Version eines Smartsheet-Elements (Blatt, Bericht oder Sight) im Kanal eines Teams verwenden.

WICHTIG: Damit Sie mit Smartsheet-Informationen in einem Kanal arbeiten können, sind sowohl in Smartsheet als auch in Microsoft Teams bestimmte Berechtigungen erforderlich. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bevor Sie beginnen.

Smartsheet-Element als Registerkarte hinzufügen

Veröffentlichen Sie Smartsheet-Elemente (Blätter, Berichte, Sights) auf eigenen Registerkarten und ermöglichen Sie allen Mitgliedern Ihres Microsoft Teams-Kanals den Zugriff auf Smartsheet-Daten. 

So fügen Sie ein Smartsheet-Element zu einem Kanal in Microsoft Teams hinzu:

  1. Öffnen Sie Microsoft Teams und wählen Sie den gewünschten Kanal aus.
  2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol Plus-Symbol unter dem Namen des Kanals.

    Eine Liste der verfügbaren Registerkarten, die Sie zum Kanal hinzufügen können, wird angezeigt.
     
  3. Wählen Sie Smartsheet for Teams aus und klicken Sie auf Akzeptieren, um der Smartsheet-Lizenzvereinbarung zuzustimmen.
  4. Klicken Sie auf Mit Smartsheet verbinden und dann auf Erlauben, um Smartsheet den Zugriff für die Integration in Microsoft Teams zu erlauben.

    Gegebenenfalls werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem Smartsheet-Konto anzumelden.
     
  5. Wählen Sie das Smartsheet-Element aus, das auf der Registerkarte erscheinen soll, indem Sie es entweder über seinen Namen suchen oder indem Sie in Ihrem Startverzeichnis navigieren. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Legen Sie fest, wie die Personen im Kanal mit dem Smartsheet-Element interagieren können, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
    • Schreibgeschützt – voll: Jeder im Teams-Kanal kann das gesamte Blatt, den gesamten Bericht oder das gesamte Sight anzeigen, aber nicht bearbeiten.
    • Für alle bearbeitbar: Jeder im Teams-Kanal kann das gesamte Blatt oder den gesamten Bericht anzeigen und bearbeiten. (Diese Option ist für Sights nicht verfügbar.)

      HINWEIS: Die Option zur Veröffentlichung einer Version des Blatts als für alle bearbeitbar innerhalb Ihrer Domäne wird in Smartsheet für Microsoft Teams nicht unterstützt. Wenn die ausgewählten Blätter bereits direkt aus Smartsheet mit dieser Option veröffentlicht wurden, wird diese Option in Microsoft Teams ausgegraut. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Veröffentlichen von Smartsheet-Elementen.
       
  7. Falls das Element noch nicht aus Smartsheet mit den ausgewählten Optionen veröffentlicht wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Blatt in der ausgewählten veröffentlichten Version veröffentlichen.

    TIPPS:
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In vollständiger Registerkartenansicht anzeigen, damit mehr vom Smartsheet-Element auf der Registerkarte angezeigt wird. Dadurch wird Ihr individuelles Branding verborgen. Weitere Informationen zum individuellen Branding von Smartsheet-Elementen finden Sie im Artikel Smartsheet-Branding mit Ihren Farben und Ihrem Logo.
    • Falls Sie nicht möchten, dass eine Nachricht über die neue Registerkarte an den Kanal gesendet wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Im Kanal über diese Registerkarte berichten.
       
  8. Klicken Sie auf Speichern.

Das war's! Ihr Smartsheet-Element (Blatt, Bericht, Sight) ist jetzt auf seiner eigenen Registerkarte für alle Abonnenten Ihres Kanals verfügbar. Abonnenten Ihres Kanals können Smartsheet-Daten jetzt in Microsoft Teams anzeigen und bearbeiten (sofern Sie die Bearbeitung erlaubt haben).

Sie können bei Bedarf die Einstellungen ändern, die Registerkarte umbenennen oder entfernen.

Ändern der Einstellungen, Umbenennen oder Entfernen der Registerkarte

Falls es erforderlich wird, dass Sie die Interaktionen mit dem Smartsheet-Element der Registerkarte in Ihrem Kanal anpassen, den Namen der Registerkarte ändern oder die Registerkarte entfernen, klicken Sie rechts neben dem Namen der Registerkarte auf den Pfeil nach unten und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.

Pfeil nach unten für Teams

Einstellungen der Registerkarte ändern

Wählen Sie Einstellungen aus, um festzulegen, wie die Personen im Kanal mit dem Smartsheet-Element interagieren können, indem Sie eine der folgenden Veröffentlichungsoptionen auswählen:

  • Schreibgeschützt – voll: Jeder im Teams-Kanal kann das gesamte Blatt, den gesamten Bericht oder das gesamte Sight anzeigen, aber nicht bearbeiten.
  • Für alle bearbeitbar: Jeder im Teams-Kanal kann das gesamte Blatt, den gesamten Bericht oder das gesamte Sight anzeigen und bearbeiten.

TIPPS:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In vollständiger Registerkartenansicht anzeigen, damit mehr vom Smartsheet-Element auf der Registerkarte angezeigt wird. Dadurch wird Ihr individuelles Branding verborgen. Weitere Informationen zum individuellen Branding von Smartsheet-Elementen finden Sie im Artikel Smartsheet-Branding mit Ihren Farben und Ihrem Logo.
  • Falls Sie nicht möchten, dass eine Nachricht über die neue Registerkarte an den Kanal gesendet wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Im Kanal über diese Registerkarte berichten.

Registerkarte umbenennen oder entfernen

Wählen Sie Umbenennen aus, um den Namen der Registerkarte zu ändern. (Der eigentliche Name des Smartsheet-Elements wird dadurch nicht geändert.)

Wählen Sie Entfernen aus, um die Registerkarte vollständig aus dem Kanal zu entfernen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. (Das Element wird nicht aus Smartsheet gelöscht.)


Tipps für die Arbeit in Smartsheet for Teams

Mit den folgenden Tipps profitieren Sie noch umfassender von Smartsheet for Teams.

Starten Sie eine Unterhaltung über die Inhalte der Smartsheet-Registerkarte 

Wählen Sie auf der Smartsheet-Registerkarte Teams-Chatsymbol aus, um eine Unterhaltung über das Smartsheet-Element in Microsoft Teams zu starten. Der Thread der von Ihnen gestarteten Unterhaltung wird auf der Smartsheet-Registerkarte und auf der Registerkarte "Allgemein" des Kanals angezeigt.

Sie können auch die Aufmerksamkeit anderer Teammitglieder auf die Unterhaltung lenken, indem Sie diese in der Unterhaltung @ansprechen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Microsoft-Supportartikel unter Arbeiten in Teams und Kanälen.

Verbessern Sie die Sichtbarkeit mit dem Vollbildmodus

Wenn Sie möchten, dass auf der Registerkarte mehr vom Blatt, Bericht oder Sight sichtbar ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen In vollständiger Registerkartenansicht anzeigen. Dies können Sie entweder beim Hinzufügen des Smartsheet-Elements als neue Registerkarte oder beim Ändern der Einstellungen einer vorhandenen Registerkarte durchführen.

HINWEIS: Bei der Anzeige auf der gesamten Registerkarte wird Ihr individuelles Branding verborgen. Weitere Informationen zum individuellen Branding von Smartsheet-Elementen finden Sie im Artikel Smartsheet-Branding mit Ihren Farben und Ihrem Logo.

Fügen Sie ein Smartsheet-Webformular zu Ihrem Kanal hinzu

Wenn Sie auf andere Weise Blätter, Berichte und Sights zu einem Kanal hinzufügen möchten, können Sie ein Smartsheet-Webformular in einen Teams-Kanal aufnehmen, über das Teilnehmer auf schnelle Weise direkt aus dem Kanal Formulare senden können. Fügen Sie beispielsweise ein Webformular zu einem Kanal hinzu, über das Personen im Kanal Arbeitsanforderungen senden können, die zu neuen Zeilen eines Blatts in Smartsheet werden.

So fügen Sie ein Smartsheet-Webformular zu einem Kanal hinzu:

  1. Öffnen Sie Smartsheet in einem neuen Browserfenster und suchen und öffnen Sie das gewünschte Blatt.
  2. Klicken Sie im unteren Bereich des Blatts auf die Registerkarte Webformulare.

    Das Fenster "Webformulare" wird angezeigt.
     
  3. Kopieren Sie die URL des gewünschten Webformulars. Falls Sie noch kein Webformular erstellt haben, lesen Sie hierzu den Artikel Webformulare verwenden.
  4. Öffnen Sie Microsoft Teams und navigieren Sie zu dem Kanal, zu dem Sie das Webformular hinzufügen möchten.
  5. Klicken Sie auf das Plus-Symbol Plus-Symbol unter dem Namen des Kanals.
  6. Wählen Sie im Fenster "Registerkarte hinzufügen" WebsiteWebsite aus.
     
  7. Geben Sie im Feld Registerkartenname einen Namen ein. Fügen Sie im Feld URL den Link zum Webformular ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Das war's! Ihr Team kann jetzt über ein Webformular Daten senden, die als neue Zeilen in ein Blatt in Smartsheet eingefügt werden, ohne dass es Microsoft Teams verlassen muss.


Fehlerbehebung bei Problemen mit Smartsheet for Teams

Wenn ich versuche ein Smartsheet-Element als Registerkarte hinzuzufügen, ist Smartsheet nicht als Option verfügbar.

Es kann folgende Gründe haben, wenn Smartsheet for Teams nicht als verfügbare Option angezeigt wird:

  1. Wenn Sie die Desktopanwendung nutzen, müssen Sie möglicherweise ein Update auf die aktuellste Version von Microsoft Teams durchführen. Die aktuellste Desktopversion von Teams finden Sie hier: https://teams.microsoft.com/downloads

    Sie können auch versuchen, die browserbasierte Anwendung einzusetzen: https://teams.microsoft.com.
     
  2. Falls die Option für Smartsheet for Teams weder in der Desktop- noch in der Browseranwendung angezeigt wird, muss Ihr Microsoft-Administrator gegebenenfalls Bots und Registerkarten aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in den Häufig gestellten Fragen zu Microsoft Teams.

Nachdem ich Smartsheet for Teams ausgewählt habe, erhalte ich folgende Fehlermeldung:

Die Webseite unter https://msaddins.smartsheet.com/d/msteams/tabconfig ist möglicherweise vorübergehend nicht verfügbar oder wurde dauerhaft an eine neue Webadresse verschoben.

Teams-Fehler

Um dieses Problem zu beheben und Ihre Liste der verfügbaren Smartsheet-Elemente anzuzeigen, müssen Sie den DNS-Cache Ihres Geräts aktualisieren. Dieser Prozess ist geräteabhängig. Wenden Sie sich gegebenenfalls an die IT-Abteilung Ihrer Organisation.

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