Automatisieren Ihrer Arbeit mit Alarmen und Aktionen

Sie können sich und andere durch Smartsheet automatisch über Blattänderungen benachrichtigen und an wichtige Termine erinnern lassen, automatisch Aktualisierungen zu spezifischen Zeilen anfordern oder automatisch eine Anfrage für die Genehmigung oder Gegenzeichnung der Arbeitselemente in Ihrem Blatt initiieren.

Unten finden Sie ein Beispiel für die Anzeige einer automatisierten Genehmigungsanfrage, die an jemanden gesendet wird. Zustelloptionen umfassen:

  • Smartsheet-Benachrichtigungs-Center (bei Registrierung bei Smartsheet)
  • Ihr E-Mail-Posteingang (kein Smartsheet-Konto erforderlich)
  • Push-Benachrichtigung über die Smartsheet-Mobilapp

    Beispiel Genehmigungsanforderung

Der beste Alarm oder die beste Aktion für Ihre Situation

Diesen Alarm- oder Aktionstyp verwendenIn dieser Situation
AlarmBenachrichtigung bei wichtigen Änderungen in spezifischen Spalten

Benachrichtigung für Benutzer, wenn ihnen neue Aufgaben zugewiesen werden

Benachrichtigung, wenn Spalten einen bestimmten Wert erhalten (beispielsweise wenn eine Dropdownspalte auf "Gesperrt" gesetzt wird)
ErinnerungAlarm bei:

Herannahen wichtiger Daten

einem bestimmten Datum

Verstreichen eines Datums
GenehmigungsanforderungAnforderung zum Gegenzeichnen durch einen wichtigen Beteiligten bei einer spezifischen Aufgabe

Anforderung an einen Benutzer zur Genehmigung bzw. Ablehnung eines Elements (beispielsweise Genehmigung des Directors zu einem Projektvorschlag)

Zur Anforderung zur Genehmigung eines Elements, das bestimmte Kriterien erfüllt (beispielsweise finanzielle Genehmigung, wenn die Kosten eines Elements einen bestimmten Betrag überschreiten)
AktualisierungsanforderungAutomatische Anforderung neuer Informationen zu einem aktuellen Element, sobald ein Wert in einer spezifischen Spalte geändert wird (beispielsweise Anforderung an die zuständige Person, das Anfangsdatum zu ändern, wenn sich der Status einer Zeile zu "In Bearbeitung" ändert)

Automatische Anforderung, mehrere Zellen in einer Zeile zu aktualisieren

 

Automatische ZeilensperreVerhindern weiterer Bearbeitung nach der Genehmigung eines Elements

Verhindern weiterer Bearbeitung nach Abschluss oder Schließen einer Aufgabe
Aufheben der automatischen ZeilensperreVermindern der Prozessfehler durch Verhinderung der Bearbeitung von Elementen, bis erforderliche Schritte abgeschlossen wurden

Erstellen eines automatisierten Alarms oder einer Aktion

Definieren Sie spezifische Trigger-Kriterien (Bedingungen, die vor dem Senden des Alarms oder der Aktion erfüllt werden müssen, Empfänger des Alarms und im Alarm enthaltene Elemente) mithilfe der visuellen Workflow-Erstellung.

Erste Schritte:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Alarme und Aktionen.
    Menüleiste
    Wenn "Alarme und Aktionen" nicht angezeigt wird, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Smartsheet-Fensters auf den Pfeil nach unten.
    Menüleiste anzeigen
  2. Wählen Sie im Menü "Alarme und Aktionen" den Alarm- oder Aktionstyp aus, der erstellt werden soll. (Bestimmen Sie mithilfe der Tabelle oben in diesem Artikel den besten Typ für Ihre Situation.)

    Der visuelle Workflow wird angezeigt.

    Alarm an einen Benutzer senden
     
  3. Hier spezifizieren Sie die Kriterien, durch die der Alarm oder die Aktion ausgelöst wird, sowie den Empfänger.

Feinabstimmen einer Alarm- oder Aktionsregel

Anhand der folgenden Aspekte können Sie Alarme und Aktionen genau nach Ihren Wünschen anpassen.

Benennen Ihrer Regel

Klicken Sie auf den Platzhaltertext oben in Ihrem Workflow-Fenster, um einen eindeutigen Namen zu vergeben.

Benennen Ihres Alarms oder Ihrer Aktion

HINWEIS: Wenn Sie Ihre Alarm- oder Aktionsregel nicht benennen, erbt sie den Standardnamen des Platzhaltertexts. (Wenn Sie die Regel geklont haben, erbt sie den Namen der Regel, von der sie geklont wurde.)

Erstellen eines datumsbasierten bedingten Alarms oder einer Aktion

Sie können für Ihre Alarm- oder Aktionsbedingung auswählen, dass sie an einem bestimmten Datum gesendet werden soll – entweder mit einer Datumsspalte oder durch manuelle Auswahl eines Datums.

datumsbasierte Alarme

Fügen Sie eine Bedingung zu Ihrem Alarm oder Ihrer Aktion hinzu (wie im Abschnitt unten beschrieben), um sicherzustellen, dass nur Zeilen, die bestimmte Kriterien erfüllen, an diesem Datum verschickt werden.

Überwachen spezifischer Änderungen durch den Alarm oder die Aktion

Wählen Sie Änderung spezifizieren aus, um die Trigger-Kriterien für Ihren Alarm oder Ihre Aktion auf bestimmte Änderungstypen in spezifischen Feldern (Spalten in Ihrem Blatt) einzuschränken, die Sie auswählen. Beispielsweise können Sie spezifizieren, dass ein Alarm bzw. eine Aktion nur durch Änderungen an der Spalte "Status" ausgelöst wird.

Hinzufügen einer Bedingung, die vor dem Senden eines Alarms bzw. einer Aktion erfüllt sein muss

Klicken Sie auf Plussymbol > Eine Bedingung hinzufügen und definieren Sie weitere spezifische Werte, die in den entsprechenden Zellen vorhanden sein sollen. Selbst wenn die spezifizierten Änderungen auftreten, werden mit dem Alarm oder der Aktion nur die Zeilen gesendet, die die festgelegten Bedingungen erfüllen. (Erfüllt keine Zeile die hinzugefügten Bedingungen, wird kein Alarm bzw. keine Aktion gesendet.)

Hinzufügen einer Bedingung

Sie können Bedingungen für Ihren Alarm oder Ihre Aktion entfernen (wodurch das gesamte Bedingungsfeld gelöscht wird), indem Sie auf Mehr Symbol > Löschen klicken.

Auswählen der im Alarm oder der Aktion enthaltenen Spalten

Klicken Sie zum Ein- bzw. Ausschließen von Spalten, die mit dem Alarm oder der Aktion angezeigt werden, auf Mehr Symbol oben rechts im Feld für die Zustelleinstellungen (letztes Feld in der Regel) und wählen Sie Erweiterte Optionen.

Erweiterte Optionen

Auswählen der Empfänger und des Sendezeitpunkts des Alarms bzw. der Aktion

Konfigurieren Sie die Zustelleinstellungen (letztes Feld in der Regel), um sicherzustellen, dass Alarme und Aktionen an Benutzer gesendet werden, die an einem spezifischen Arbeitselement mitwirken. Sie können konfigurieren, dass Ihre Alarme und Aktionen gesendet werden an:

  • Alle Benutzer, für die das Blatt freigegeben ist
  • Benutzer in einer Kontaktspalte für die entsprechende Zeile
  • Benutzer, die Sie manuell spezifizieren
  • Einen Kanal in der Slack-App (weitere Informationen zu dieser Integration finden Sie hier)

Dynamisches Hinzufügen von Zellendaten im Betreff und im Textkörper von Alarm- und Aktionsnachrichten

Versehen Sie die Betreffzeile eines jeden Alarms bzw. jeder Aktion mit einem Platzhalter für die Alarmnachricht, sodass sich die Alarme schneller erfassen lassen. Sie können dem Betreff Ihres Blatts beispielsweise einen Nachrichtenplatzhalter für eine Spalte mit dem Titel Aufgabenname in Ihrem Blatt hinzufügen, damit Smartsheet relevante Informationen aus dieser Spalte dynamisch zu Ihrer Alarm- oder Aktionsnachricht hinzufügt.

Navigieren zum Fenster "Zustelleinstellungen" und Hinzufügen eines Platzhalters:

  1. Wählen Sie oben im Blatt Alarme und Aktionen aus.
  2. Anschließend können Sie einen neuen Alarm, eine neue Aktion erstellen oder Alarme und Aktionen verwalten auswählen und Platzhalter zu einer vorhandenen Alarm- oder Aktionsregel hinzufügen.

    Falls Sie sich dazu entschlossen haben, eine vorhandene Alarm- oder Aktionsregel zu bearbeiten und das Fenster "Alarme und Aktionen verwalten" zu öffnen, klicken Sie rechts neben der Regel auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Bearbeiten.

    Das Fenster "Zeile bearbeiten" wird angezeigt.
     
  3. Klicken Sie auf Nachricht anpassen
  4. Geben Sie bei der Eingabe einer benutzerdefinierten Nachricht – entweder beim Erstellen einer neuen oder beim Bearbeiten einer bereits vorhandenen Alarmregel – den Spaltennamen in doppelten geschweiften Klammern, also {{Spaltenname}}, sowie weiteren Text nach Wunsch im Betreff oder Nachrichtentext ein.

HINWEIS: Durch das Hinzufügen von Platzhaltern zu Ihren Nachrichten erhalten Sie möglicherweise mehrere Alarme oder Aktionen statt wie zuvor nur einen zusammengefassten Alarm. Wenn Sie mehrere Alarme oder Aktionen mit demselben Betreff und Nachrichteninhalt empfangen und dies ändern möchten, bearbeiten Sie die Zustelleinstellungen, um Platzhalter zu entfernen.

Genehmigungsanforderungen: Anpassen von Status und Schaltflächen

Klicken Sie auf Symbol > Erweiterte Einstellungen, um den Schaltflächentext anzupassen, der dem Genehmiger angezeigt wird, wenn ihm die Anforderung gesendet wird, sowie die Werte, die in der Dropdown-Spalte Ihres Blattes gespeichert sind.

Erweiterte Optionen

Sie können z. B. den Text der Schaltfläche "Genehmigt" zu "Zustimmen" ändern. Der Genehmiger erhält ein Anforderungsformular mit dem Schaltflächentext "Zustimmen". Wenn er auf "Zustimmen" klickt, wird "Genehmigt" in das Blatt eingetragen.

HINWEIS: Mit dem Feld "Eingereicht" können Sie den Dropdownwert bearbeiten, der in Ihr Blatt eingegeben wird, wenn eine Genehmigungsanforderung gesendet wurde, der Genehmiger aber noch keine Aktion in Bezug auf die Anforderung durchgeführt hat.

Aktualisierungsanforderungen: Schreibgeschützte Felder

Je nachdem, wie Zellen in einem Blatt verwendet werden, können Informationen möglicherweise nicht über eine Aktualisierungsanforderung bearbeitet werden. Solche Zellen können nur direkt im Blatt bearbeitet werden (nach der Anmeldung in Smartsheet),

Die folgenden Felder werden in einer Aktualisierungsanforderung als schreibgeschützt angezeigt:

  • Felder mit Formeln
  • Anfangs- und Enddaten mit Abhängigkeit (das Feld "Dauer" kann bearbeitet werden)
  • Vorgänger (dieses Feld wird in einer Aktualisierungsanforderung nicht angezeigt)
  • Gesperrte Zeilen und Spalten

Alarm- und Anforderungszustellungsverhalten

Wenn Sie mit Alarmen und Aktionen arbeiten, sollten Sie Folgendes bedenken:

  • Alarme und Aktionen können nur auf Blattebene festgelegt werden (d. h., sie können nicht für spezifische Zeilen eingerichtet werden).
  • Enthält Ihre Alarm- bzw. Aktionsnachricht einen Link zu einer Dateianlage, läuft dieser nach 30 Tagen ab oder wenn 100 Mal darauf geklickt wurde. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, um den unbegrenzten Zugriff auf Ihre Dateien zu verhindern.
  • Die für einen Alarm bzw. eine Aktion verwendete Zeitzone basiert auf der Zeitzone des Blattinhabers, die unter "Persönliche Einstellungen" angegeben ist. (Weitere Informationen finden Sie unter Persönliche Einstellungen anpassen.)
  • Wenn eine Person den Alarm oder die Aktion ändert, mit dem bzw. der ein Alarm oder eine Anforderung gesendet werden, und ihre E-Mail-Adresse als Antwortadresse angezeigt wird. Wenn mehrere Personen Änderungen vornehmen, wird der Inhaber des Blatts als Absender zur Beantwortung angezeigt.
  • Sie können die Tageszeit, zu der ein Alarm oder eine Anforderung versendet wird, nicht steuern. Mit Ausnahme von Änderungen, über die Sie sofort benachrichtigt werden möchten (diese werden sofort versendet), werden Nachrichten zwischen 0:00 Uhr und 4:00 Uhr verschickt, je nach der Zeitzone des Blattinhabers. (Wöchentliche Alarme und Anforderungen werden jeden Freitag zwischen 00:00 Uhr und 4:00 Uhr versendet.)

Steuern, wer Benachrichtigungen zu Alarmen und Anforderungen erhält

Standardmäßig werden Alarme und Anforderungen nur an Personen gesendet, für die das Blatt freigegeben wurde. Wenn Alarme und Anforderungen an alle Benutzer mit einer gültigen E-Mail-Adresse auf Blatt- oder Kontoebene gesendet werden sollen, finden Sie weitere Informationen in folgenden Hilfeartikeln:

Freigabeberechtigungsanforderungen zur Erstellung eines Alarms oder einer Aktion

Von Ihrer Freigabeberechtigungsstufe für das Blatt hängt es ab, ob Sie in der Lage sind, Alarme und Aktionen zu erstellen, und wen Sie einbeziehen können.

Alarm-/AktionstypInhaberAdministratorBearbeiterBetrachter
AlarmSie selbst und andere Sie selbst und andere Sie selbst Sie selbst
ErinnerungSie selbst und andere Sie selbst und andere Sie selbst Sie selbst
AktualisierungsanforderungSie selbst und andere Sie selbst und andere Nicht fähig zur ErstellungNicht fähig zur Erstellung
GenehmigungsanforderungSie selbst und andere Sie selbst und andere Nicht fähig zur ErstellungNicht fähig zur Erstellung
Automatische ZeilensperreFähig zur ErstellungFähig zur ErstellungNicht fähig zur ErstellungNicht fähig zur Erstellung
Aufheben der automatischen ZeilensperreFähig zur ErstellungFähig zur ErstellungNicht fähig zur ErstellungNicht fähig zur Erstellung

Senden von Alarmen oder Anforderungen über von Ihnen vorgenommene Änderungen

Wenn Sie einen Alarm oder eine Anforderung mit sich selbst als Empfänger eingerichtet haben, Sie aber bei Bearbeitung des Blatts keine Benachrichtigung erhalten, sollten Sie die Benachrichtigungen über von Ihnen vorgenommene Änderungen aktivieren. Weitere Informationen zum Ändern der Einstellungen in Ihrem Konto finden Sie unter Persönliche Einstellungen anpassen.


Manuelles Senden von Benachrichtigungen oder Aktualisierungsanforderungen

In einmaligen Situationen, für die Sie vielleicht keinen automatisierten Alarm bzw. keine Aktion erstellen müssen, können Sie Blattinformationen und Aktualisierungsanforderungen auch manuell an Benutzer senden. Weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie in folgenden Hilfeartikeln:

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