Smartsheet-Kontaktgruppen verwalten und verwenden

Die Gruppenverwaltung ermöglicht einem Gruppenadministrator das Organisieren von Kontakten in Gruppen, damit jede beliebige Person, die einen Smartsheet-Plan mit mehreren Benutzern verwendet, schnell Informationen teilen und an alle Personen in der Gruppe senden kann.

Sie müssen ein Gruppenadministrator mit einem Plan für mehrere Benutzer (Business oder Enterprise) sein, um Gruppen zu erstellen und zu verwalten. Wenn eine Gruppe eingerichtet ist, können sämtliche Benutzer mit Plänen mit mehreren Benutzern Informationen für diese Gruppe freigeben und an sie senden.

Erforderliche Berechtigungen

Sie müssen ein lizenzierter Benutzer sein, damit Ihnen Berechtigungen als Gruppenadministrator gewährt werden können.Informationen dazu, wie Sie eine Person zum Gruppenadministrator machen, finden Sie unter Benutzer verwalten.

HINWEIS: Systemadministratoren mit Enterprise-Plänen können einschränken, wer zu Gruppen hinzugefügt werden kann, sodass nur Personen im Konto Ihrer Organisation in der Gruppe zugelassen sind. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Sicherheitssteuerung.


Gruppe erstellen

  1. Klicken Sie auf Konto > Kontoverwaltung > Gruppenverwaltung (oder klicken Sie hier).

    Das Formular Gruppenverwaltung mit einer Liste aller vorhandenen Gruppen wird angezeigt.
     
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe erstellen, um das Formular Neue Gruppe anzuzeigen.
  3. Benennen Sie Ihre Gruppe (z. B.:Vertriebsteam) und geben Sie ihr eine Beschreibung.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

    Ein Formular mit allen aktuellen Gruppenmitgliedern wird angezeigt. Standardmäßig wird nur Ihre E-Mail-Adresse aufgenommen.
     
  5. Um Mitglieder zur Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Gruppe hinzufügen.
  6. Geben Sie die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail-Adresse eines Kontakts in Ihrer Smartsheet-Kontaktliste ein und der Name bzw. die Adresse wird mithilfe der automatischen Erkennung in der Dropdown-Liste angezeigt.

    Sie können sämtliche Kontakte hinzufügen – sie müssen keinem Mehrbenutzerplan angehören und auch keine aktuellen Smartsheet-Benutzer sein.

    Das Formular Zur Gruppe hinzufügen wird aktualisiert und zeigt nun die Liste der im vorherigen Schritt ausgewählten Kontakte an. Klicken Sie auf Speichern, um die Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.

    Abgeschlossen Zur Gruppe hinzufügen
     
    TIPP: Wenn Sie mit einer CSV- oder XLSX-Datei mehrere Mitglieder gleichzeitig zu Ihrer Gruppe hinzufügen möchten, können Sie die Datei in Notepad oder Excel öffnen und dann die ganze Liste kopieren und in das Formular Zur Gruppe hinzufügen einfügen. Wenn Sie Excel verwenden, stellen Sie sicher, dass alle E-Mail-Adressen in einer einzelnen Spalte aufgeführt sind.
  7. Wenn Sie alle zur Gruppe hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Smartsheet-Kontakten finden Sie unter Neue Kontakte erstellen, die Sie dann zur Gruppe hinzufügen können.


Eine bestehende Gruppe verwalten

Eine Gruppe kann von ihrem Inhaber oder von einem beliebigen Systemadministrator des Kontos verwaltet werden.

  1. Klicken Sie zum Anzeigen einer Liste mit den von Gruppenverwaltern erstellten Gruppen auf Konto > Kontoverwaltung > Gruppenverwaltung (oder klicken Sie hier).
  2. Um Änderungen an der Gruppe vorzunehmen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten links neben dem Gruppennamen.

Im Anschluss finden Sie Beschreibungen der verfügbaren Optionen.

Gruppe bearbeiten: Hiermit wird eine Liste der Mitglieder angezeigt, die derzeit zur Gruppe gehören. Diese Möglichkeiten haben Sie, wenn Sie diese Option auswählen:

  • Mitglieder zur Gruppe hinzufügen: Klicken Sie auf Zur Gruppe hinzufügen, um Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste zur Gruppe hinzuzufügen. Hierdurch werden diese Kontakte außerdem zu allen für diese Gruppe freigegebenen Blättern hinzugefügt.
  • Mitglieder aus der Gruppe entfernen: Klicken Sie auf den/die Namen des/der zu entfernenden Mitglieds/Mitglieder und danach auf Aus Gruppe entfernen. Hierdurch wird dieses Mitglied bzw. werden diese Mitglieder außerdem aus allen für diese Gruppe freigegebenen Blättern entfernt.
  • Gruppenname und -beschreibung bearbeiten: Klicken Sie auf den Link Bearbeiten neben dem Namen der Gruppe.

Nur Systemadministratoren – Bericht über Zugriff der Gruppe auf Blatt herunterladen (csv): Hiermit wird eine Datei mit den Namen der Blätter auf Ihren Computer heruntergeladen, die für die ausgewählte Gruppe freigegeben sind. Diese Datei enthält außerdem den Namen des Blattinhabers, die Berechtigungsstufe der Gruppe für das Blatt und das Datum der letzten Änderung des Blattes.

HINWEIS: Diese Option steht nur Systemadministratoren zur Verfügung. Weitere Informationen zu den verschiedenen Benutzertypen in Smartsheet finden Sie unter Benutzertypen auf Kontoebene bei Plänen mit mehreren Benutzern.

Gruppeninhaberschaft übertragen: Hiermit werden die Gruppeninhaberrechte auf einen anderen Gruppenadministrator im Mehrbenutzerkonto übertragen.

Gruppe löschen: Hiermit wird die Gruppe aus der Liste gelöscht. Hierdurch wird die Gruppe außerdem aus allen Blättern entfernt, die derzeit für sie freigegeben sind, sowie aus allen Empfängerlisten für regelmäßige E-Mails, die an die Gruppenmitglieder versandt werden. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden; daher ist hier Vorsicht geboten.


Eine Gruppe verwenden, um Informationen zu senden oder zu teilen

Sobald eine Gruppe in Smartsheet eingerichtet wurde, kann jeder in einem Mehrbenutzerplan den Gruppennamen verwenden, um Informationen zu senden oder Elemente für diese Gruppe freizugeben.

Informationen per E-Mail an eine Gruppe senden

Sie können die Funktion „Senden“ verwenden, um eine E-Mail an die gesamte Gruppe zu senden (spezifische Informationen zur Freigabe von Smartsheet-Informationen in einer E-Mail finden Sie unter Blattinformationen per E-Mail freigeben).

Um sie an die Gruppe zu senden, geben Sie in das Feld An den Namen der Gruppe ein, damit er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.

Ein Smartsheet-Element für eine Gruppe freigeben

So geben Sie ein Smartsheet-Element (Blatt, Bericht oder Dashboard) für eine Gruppe frei:

  1. Klicken Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster auf die Schaltfläche Freigeben.
  2. Geben Sie im Blattfreigabeformular im Feld Mitarbeiter einladen den Gruppennamen ein (oder klicken Sie auf Kontakte auswählen , um den Gruppennamen aus Ihrer Kontaktliste auszuwählen).

    Bei der Freigabe werden Sie zur Auswahl einer Freigabeberechtigungsstufe aufgefordert. Diese Freigabeberechtigungsstufe gilt für alle Mitglieder der Gruppe.

    Blatt für Gruppe freigegeben eingekreist

Sobald das Blatt für die Gruppe freigegeben wurde, sehen Sie den Gruppennamen in der Liste der Personen, für die das Blatt freigegeben wurde. (Klicken Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster auf die Schaltfläche Freigeben, um dies jederzeit anzuzeigen.)

Bei der Freigabe für eine Gruppe sollten Sie Folgendes beachten:

  • Wenn ein Blatt für jemanden freigegeben wurde, der Teil einer Gruppe ist, kann er nur dann vom Blatt entfernt werden, wenn die ganze Gruppe entfernt wird.
  • Jedes Mitglied desselben Smartsheet-Plans wie die Gruppe kann durch Klicken auf den Gruppennamen und Auswahl von Gruppenmitglieder anzeigen die E-Mail-Adressen und Namen ihrer Mitglieder einsehen. Jeder, der nicht im Smartsheet-Plan ist, kann nur den Gruppennamen sehen, außer er ist Mitglied der externen Gruppe.
    Hinweis: Benutzer, die keine Mitglieder der Organisation sind, können das Blatt nicht für eine Gruppe freigeben, und der Pfeil nach unten wird dann nicht angezeigt. 
  • Wenn Sie ein Blatt oder eine Zeile an eine Gruppe senden, der Sie angehören, erhalten Sie die E-Mail nicht, alle anderen Gruppenmitglieder schon. Aktivieren Sie das Feld Ich auf Cc unten im Fenster, um eine Kopie der E-Mail zu erhalten.
  • Ist ein Blatt für einen Mitarbeiter als Teil einer Gruppe und als Einzelperson freigegeben, gilt für sein Konto die höchste Berechtigungsstufe. Beispiel: Ist ein Blatt für die Gruppe von Benutzer A mit Bearbeiterberechtigung und mit Administratorberechtigung für seine E-Mail-Adresse freigegeben, hat dieser Benutzer A Zugriff mit Administratorrechten, der Rest der Gruppe jedoch nur mit Bearbeiterberechtigung.
  • Wenn Sie die Freigabe nicht für eine ganze Gruppe durchführen möchten, können Sie den Pfeil nach unten  neben dem Gruppennamen verwenden und auf Erweitern klicken. Wenn Sie dies tun, ersetzen Sie den Gruppennamen durch die E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder. Sie können einzelne Personen wie erforderlich entfernen. Wenn Sie dies tun, wird das Blatt für die Einzelpersonen freigegeben, NICHT für die Gruppe. Das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern aus der Gruppe wirkt sich also nicht auf die Freigabe des Blattes aus.