Gewinnen von Erkenntnissen über die Ressourcenzuordnung mit der Projektressourcenansicht

Gilt für

Smartsheet

Ressourcenansichten sind eine visuelle Methode zum Nachverfolgen und Überprüfen der Zuordnung von Benutzern (Ressourcen) in Ihrem Smartsheet-Plan zu den Projekten, an denen sie arbeiten. Sie können anhand von Ressourcenansichten Entscheidungen bezüglich der Arbeitslasten von Ressourcen treffen.

In diesem Artikel:

Informationen zur Einrichtung und Aktivierung der Ressourcenverwaltung finden Sie unter Ressourcenverwaltung und -zuweisung.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie vor der Anzeige einer Ressourcenansicht sicher, dass Sie Teammitgliedern Projektblätter mit aktivierter Ressourcenverwaltung zugewiesen haben. Eine Beschreibung hierzu finden Sie im Artikel Verwalten von Ressourcen.

Ihr Smartsheet-Systemadministrator muss auch Folgendes tun:

  • Sie als Ressourcenbetrachter im Konto aktivieren
  • Sicherstellen, dass die nachzuverfolgenden Personen im Konto enthalten sind. Sie können unlizenzierte Benutzer sein, müssen aber im Konto enthalten sein. (Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benutzerverwaltung.)

HINWEIS: Diese Funktion ist nicht für Pläne mit einem Benutzer verfügbar. (Sie sind unsicher, welchen Plan Sie haben? Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren Ihres Plan- und Benutzertyps in Smartsheet.)


Ressourcen in einer Projektressourcenansicht anzeigen

  1. Öffnen Sie über ein Blatt mit aktivierter Ressourcenverwaltung die Gantt-Ansicht in der Symbolleiste und klicken Sie auf das Symbol Projektressourcenansicht Symbol für Projektressourcenansicht (unterhalb der Schaltfläche Freigeben) rechts im Fenster.
  2. Von hier aus können Sie die Arbeitslasten aller Ressourcen anzeigen, denen die Aufgaben in diesem Blatt zugeteilt wurden.
  3. Klicken Sie auf den Namen der Ressource, um deren Zuordnung nach Projekt anzuzeigen.



TIPP: Klicken Sie auf das Alarmsymbol für die Zuordnung , um die Projektressourcenansicht anzuzeigen.

Ressourcen für mehrere Blätter anzeigen

Ressourcen-Betrachter können die Verteilung über alle Blätter hinweg anzeigen, bei denen diese Funktion aktiviert ist. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (oben links im Smartsheet-Fenster) > Start.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl Ressourcenansichten und klicken Sie auf Neue Ansicht erstellen.
  3. Wählen Sie die Blätter oder Ressourcen aus, für die Sie die Zuweisung anzeigen möchten, und klicken Sie auf OK.

    HINWEIS: Wenn einer Ressource Aufgaben in Blättern zugeordnet wurden, die nicht für Sie freigegeben wurden, wird die Zuordnung über alle Blätter hinweg zusammengefasst und unter Andere Blätter in der Ressourcenansicht aufgelistet.

Das Alarmsymbol für die Zuordnung wird neben allen Aufgaben angezeigt, die mindestens einer überbuchten Ressource zugeordnet sind. Blättern Sie durch die Zeitachse, um die Blätter anzuzeigen, in denen der Ressource Aufgaben zugewiesen wurden, und überprüfen Sie, ob diese Aufgaben anderen Personen zugewiesen werden können.

Freigeben oder Exportieren der Ressourcenansicht

Um eine Ressourcenansicht zu exportieren und freizugeben,

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (oben links im Smartsheet-Fenster) > Start.
  2. Klicken Sie unter "Ressourcenansichten" auf die Ansicht und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf das Briefumschlagsymbol , um die Ressourcenansicht als Microsoft Excel-Anlage (.xls) per E-Mail zu senden.
    • Klicken Sie auf das Symbol zum Exportieren , um eine Microsoft Excel-Datei (.xls) der Ressourcenansicht herunterzuladen. Klicken Sie auf den Datumsbereich, um den Zeitrahmen für die Ansicht zu ändern.

Erstellen einer benutzerdefinierten Ressourcenansicht

Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Ressourcenansicht, um einen relevanteren Datensatz zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (oben links im Smartsheet-Fenster) > Start.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl Ressourcenansichten und klicken Sie auf Neue Ansicht erstellen.
  3. Wählen Sie den gewünschten Filter:
    • Nach Benutzer zeigt alle Projekte, in denen die angegebenen Ressourcen Aufgaben zugewiesen sind.
    • Nach Projekt zeigt eine Liste der Ressourcen, die Aufgaben in den angegebenen Projekten zugewiesen sind. Die Ansicht enthält auch die anderen Projekte, denen diese Ressourcen zugewiesen sind. So können Sie potenzielle Planungsprobleme erkennen.
    • Nach Gruppen zeigt alle Projekte mit Aufgaben, die Mitgliedern der Gruppe zugewiesen sind.
  4. Klicken Sie auf OK.