Построитель документов: сопоставление столбцов таблицы с заполняемым PDF-файлом

Построитель документов позволяет создавать документы на основе данных в Smartsheet и заполняемого PDF-файла. Создайте заполняемый PDF-файл и с помощью построителя документов сопоставьте столбец в Smartsheet с полями PDF-файла. 

Существует несколько способов создать шаблон заполняемого PDF-файла. Например, можно воспользоваться инструкциями о том, как создать заполняемый PDF-файл с помощью Adobe Acrobat, или применить любой удобный для вас инструмент. 

Сведения о том, как создать схему сопоставления и отправить документы на подпись из DocuSign, см. в статье Создание и изменение сопоставлений и конфигураций DocuSign.

Создание сопоставления

1. Щёлкните правой кнопкой мыши любую строку таблицы, содержащую данные, и выберите в открывшемся меню строки пункт Создать документы. Откроется построитель документов. Столбцы таблицы будут отображаться в виде полей в левой части построителя.
    
2. Отправьте заполняемый PDF-файл, щёлкнув значок PDF (или воспользуйтесь для этого перетаскиванием). PDF-файл появится в правой части построителя документов.
    
3. Перетаскивайте заголовки столбцов таблицы из панели слева в поля DocuSign справа.
   Чтобы добавить статическое значение, введите его в заполняемое поле. Эта величина будет отображаться в соответствующем поле всех генерируемых документов.
    
4. После завершения сопоставления полей укажите имя схемы и выберите Сохранить или Создать.

Теперь вы можете создавать документы на основе содержимого строк. Документы можно загружать на свои устройства в виде ZIP-архивов или вкладывать каждый документ в соответствующую строку таблицы. 

Дополнительные сведения о создании документов с помощью сопоставлений см. в статье Создание документов на основе содержимого строк.

Советы по работе с сопоставлением столбцов

• Чтобы отменить изменения в схеме сопоставления, обновите страницу или нажмите кнопку "Назад" в браузере.
• Убедитесь, что поля в шаблоне не содержат значений. Все заполняемые поля или значения в шаблоне PDF-файла будут заменены на новые значения в соответствии с сопоставлением. 
• Интеллектуальное пересопоставление использует уже существующие схемы сопоставления. Если вы вносите изменения в существующий шаблон с помощью функции создания документов, вы будете видеть ранее сопоставленные поля; вам достаточно сопоставить новые или изменившиеся поля.
• По умолчанию схеме сопоставления присваивается имя заполняемого PDF-файла. Если вам нужно изменить имя схемы, нажмите на значок карандаша, чтобы открыть редактор, и введите новое значение в поле "Имя" вверху страницы. 
• Создайте столбец "Имя файла" и используйте его для указания имён документов. Для настраиваемых имён файлов можно использовать формулы (например, сочетание фамилии и номера счёта).