Smartsheet Jira コネクタのベスト プラクティスとトラブルシューティング

同期エラーを特定し修正する

ワークフローのエラーを特定し解決するために以下のリソースを使用できます。

• 実行履歴: このページでは、ワークフローで発生した同期エラーの件数やエラーメッセージ、また問題の詳細を見ることができます。 
• エラー レポート: 問題が発生すると、ワークフロー所有者および問題の原因となったフィールドやワークフロー行を編集したユーザーに電子メールが送信されます。
• エラー列: 同期エラーが発生している行のメッセージを表示するには、お使いのシートでこの列を確認します。

実行履歴

ワークフローを作成すると、Run History (実行履歴) ページで同期履歴や発生したエラーの情報を見ることができます。ワークフローの実行日のタイムスタンプを選択することで、実行履歴にアクセスできます。

Brandfolder Image

実行履歴には、以下の実行タイプが表示されます。

• Sync to Smartsheet (Smartsheet に同期): Smartsheet に同期された Jira からの変更に対してワークフローが実行されます
• Sync to Jira (Jira に同期): Jira に同期された Smartsheet からの変更に対してワークフローが実行されます
• Filtered Row Finder (フィルターされた行の検索): ワークフローは、ワークフロー構成に基づいて除外する必要のある課題に加えられた変更に対して実行されます。「Filtered Row Finder (フィルターされた行の検索)」は、2 時間ごとに実行されるバックグラウンド プロセスです。フィルターで除外された課題は、シートの [Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] 階層に追加されます。「Filtered Row Finder (フィルターされた行の検索)」プロセスは、自動化されたワークフロー タイプでのみ実行されます。このプロセスは、ワークフローでフィルターを指定していない場合でも実行されます。

ベスト プラクティス

保存と更新を頻繁に行う

ユーザーが両方のシステムで作業する際の同期エラーを最小限に抑えるには、変更を保存し、更新を行う際にシートを最新の情報に更新します。保存と更新を頻繁に行うことにより、変更が反映されて他の作業者も確認できるようになります。Smartsheet のシートの保存と更新に関する詳細情報は、こちらをご覧ください。

エラーを回避するために列をロックする

Smartsheet では、必須の [Issue Key (課題キー)] フィールドのデータは変更しないでください。この列のデータの整合性を確保するには、シートの所有者または管理者権限でシートを共有している人が「Issue Key (課題キー)」列をロックする必要があります。詳細については、Smartsheet ヘルプセンターの「列と行のロックとロック解除」を参照してください。

変更を表示する

Smartsheet の「履歴の表示」機能を使用して、セルに加えられた変更の記録を表示できます。Smartsheet と Jira との間で共有されるデータを含むシートの場合、変更に関連付けられたユーザーの名前が、ワークフローを作成した人の名前になります。これは、シートに対して予期しない変更が行われた場合に、特定のユーザーのワークフローを見つけるのに役立ちます。

Smartsheet に行った変更を追跡する方法についての詳細は、ヘルプ センターの「セルの履歴を表示」をご覧ください。

想定外の空白列がある場合にシート許可を確認する

ワークフローでマッピングしたシートで列が空白の場合、その列はロックされている可能性があります。シート所有者 (もしくは他の管理者) にシートの管理者許可を付与してもらってください。

特定の行のデータのみを Smartsheet から Jira にプッシュする

どの行が明示的に Jira にデータを戻すか、より細かく制御するには、シートに「Jira で課題を更新」列を作成し、Smartsheet Jira コネクタ ワークフローでシート フィルターを使用して、「Jira で課題を更新」がチェックされた行のみを同期することができます。 

Jira の Webhook

2023 年 11 月 15 日の時点で、Smartsheet Jira コネクタの Webhook スキームをアップグレードし、効率を高めました。つまり、この日付以降に作成されるすべての双方向ワークフローが、共有された Webhook システムによるメリットを受けられます。この戦略的な強化は、Atlassian Jira Cloud が 2024 年 7 月から Jira 環境あたりの Jira Webhook 数を 100 個に制限することを受けて、それに足並みを揃えるために設計され、Jira Cloud 環境あたり 100 個までの Jira Webhook の制限が導入されました。その利点として、Jira の Webhook の制約を回避し、必要な数のワークフローを確立できるようになりました。

2024 年 7 月より前に、新しいシステムが確実にアクティブになるようにするには、少なくとも 1 つのワークフローを新しい Webhook スキームに変換する必要があります。 

既存のワークフローを新しいシステムに変換するには、ワークフローの所有者は以下を実行する必要があります。

1. ワークフローを無効化する。
2. ページを最新の情報に更新する。

3. [リセット] ボタンを選択して、ワークフローを再有効化する。 

   Jira ユーザーは誰でもワークフローを無効化できますが、ワークフローを再有効化できるのは所有者だけであるため、このアクションは所有者が実行する必要があります。

    

自動化されたワークフローを可能な限り統合する

Webhook に関する Atlassian のベスト プラクティスでは、Webhook をできるだけ減らすことを推奨しています。ワークフローを統合する別の方法として、ワークフローに対してより一般的なフィルターを使用し、接続されたシートをデータのステージング サイトとして使用するという方法があります。その後、DataMesh を使用してシート間でデータをフィルターし、送信できます。 

ワークフローが多く、Jira の速度が遅い場合は、Atlassian の Webhook トラブルシューティング ガイドで、速度の低下を引き起こしている可能性のある Webhook を Jira 管理者が診断できる方法をご覧いただけます。

非同期 Webhook 処理を有効にする

既定では、Jira Server および DataCenter は、問題に変更が加えられるたびに、これらの Webhook を個別に処理します。 

Jira には、Webhook を非同期で処理するように Jira に指示する非公式のダーク機能があり、変更後の UI の応答性を高めています。この変更を有効にするには、Jira 管理者許可を持つユーザーが必要です。

この Jira チケットによると、次の方法で機能を有効にできます:

1. 以下の手順で com.atlassian.jira.webhookEventsAsyncProcessing 機能フラグを手動で有効にします。
2. Jira インスタンス (または DC の場合は各ノード) を再起動します。

次のバージョンの Jira Server と Data Center では、この機能を有効にできます。

• 8.13.25、8.20.12 以降
• 9.2.0 以降

コネクタの制限

1. Smartsheet Jira コネクタの最大キャパシティは 20,000 行で、これは Smartsheet の行数制限と一致します。
2. 最適なパフォーマンスを得るには、取り込むデータを 1 回につき 10 個のプロジェクトに制限してください。
3. 依存関係が有効になっている場合は、終了日の列にマッピングしないでください。
4. コネクタは、実行のたびにシートを再度並べ替えます。カスタム並べ替えを行うには、レポートを使用してください。
5. Jira タスクを手動で並べ替えると、エラーが発生する可能性があります。代わりにカスタム グループ化を使用してください。
6. 一方向の接続制限のため、Smartsheet ではなく Jira スプリントにタスクを割り当てるようにしてください。
7. イニシアチブの課題タイプを導入する Jira Portfolio アドオンはサポートされていません。
8. システムで生成される一意の ID 列と特定のプロジェクト設定列によって、コネクタをマッピングする際に問題 (一方向のマッピングまたはマッピングなし) が生じる場合があります。
9. ワークフロー更新で権限関連のエラーが発生しないように、両方のプラットフォームで管理者または編集者のアクセス権限を保持していることを確認してください。