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アイテム移行時のライセンス管理

ライセンスを管理するには、システム管理者と請求担当者が必要です。同一人物でもかまいませんが、複数のシステム管理者がいると便利です。 

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Smartsheet アカウントを移行することはできませんが、そのアカウントでのユーザーの役割連絡先情報、または請求先情報を変更できます。

ユーザーからライセンスを削除することもできます。ライセンスを削除する場合は、そのユーザーが所有するアイテムを移行するか、アイテムを移行せずに削除するかを決定します。 

アイテムを移行する際のユーザーへのライセンスの割り当て

プランのライセンスの上限に達していない場合は、ターゲット ユーザーにライセンスを割り当て、置き換え先のユーザーが削除された時点で、所有するすべてのアイテムを移行することができます。ライセンスの上限に達している場合は、移行を完了するためにライセンスを解放する必要があります。

  1. システム管理者として Smartsheet 管理センターにログインし、ページの左下隅にあるアカウント アイコンを選択して、[ユーザー管理] を選択します。
  2. [ユーザーの編集] パネルを開くには、アクセス権限を移行するライセンス ユーザーを選択し、[ライセンス ユーザー] をオフに切り替えます。 
  3. [所有権の移行とライセンスの削除] ウィンドウで、[アイテムを移行せずにライセンスを削除] を選択します。これにより、ライセンスが解放され、再割り当てできるようになります。
    ユーザーが所有しているすべてのシートには、共有ユーザーが引き続きアクセスできます。ユーザーがグループ管理者であった場合は、所有するグループをアクティブなグループ管理者またはシステム管理者に移行する必要があります。これは、グループ レベルでの共有アクセスには影響しません。 
  4. 新しいユーザーがすでに無料ユーザーとしてプランに追加されている場合は、それらのユーザーにライセンスを割り当てます。まだプランに追加されていない場合は、[ユーザー管理] ページの左上にある [ユーザーの追加] を選択して、ライセンス ユーザーの役割の招待を送信します。
  5. 新しいユーザーが招待を承諾すると、[ユーザー管理] のメンバー ステータスが [招待済み] から [承諾済み] に変わります。
  6. 新しいユーザーが招待を承諾したら、[ユーザー管理] で前のユーザーを見つけて、[ユーザーの編集] パネルを開きます。右上にある 3 点リーダーのメニュー アイコンを選択して、所有アイテムを移行します。アイテムが新しいユーザーに移行されると、手順 2 で読み取り専用だったシートが再びアクティブになります。
    アイテムの所有権のみが移行されます。他のユーザーが所有し、前のユーザーと共有しているシートは、新しいユーザーと再共有する必要があります。 

前のユーザーのシート ディレクトリ内のシートは、新しい所有者の [参照] ディレクトリ (左パネルからアクセス可能) の [(ユーザー名) から移行] という名前のフォルダーに保存されます。ワークスペース内のシートは、既存のワークスペース内にそのまま残ります。すべてのシートの共有権限とシート データはそのままとなります。前の所有者は共有から削除できます。

前のユーザーが、他のユーザーが所有するワークスペースでシートを所有していて、ターゲット所有者がワークスペースの所有者または管理者ではない場合、シートは新しい所有者の [シート] ディレクトリの [(ユーザー名) から移行] という名前のフォルダーに移動されます。ワークスペースの共有権限はシート レベルで保持されますが、シートはワークスペースに存在しなくなります。

オプションで、アクセス権限がアカウントから移行されたユーザーを削除できます。実行方法については、『管理センターの概要』を参照してください。

 

 

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