Applica a

Smartsheet
  • Enterprise

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Devi essere un amministratore di sistema con licenza per abilitare la politica di condivisione sicura sul tuo piano Smartsheet.

 

Configurare i controlli di sicurezza per un piano Aziendale

Un amministratore di sistema può configurare i controlli di sicurezza per gestire il modo in cui gli utenti lavorano in Smartsheet.

PLANS

  • Smartsheet
  • Enterprise

Permessi

Devi essere un amministratore di sistema con licenza per abilitare la politica di condivisione sicura sul tuo piano Smartsheet.

 

Informazioni sulla politica di condivisione sicura

La politica di condivisione sicura consente di creare un elenco approvato di utenti e domini con cui è possibile condividere gli asset. Puoi usarla per fogli, moduli, report, flussi di lavoro, WorkApps e dashboard. Ad esempio, puoi bloccare la possibilità degli utenti di condividere, inviare e-mail o eseguire flussi di lavoro legati a utenti che non sono nell’elenco Condivisione sicura.

Puoi inoltre impedire agli utenti non autorizzati di:

  • Condividere fogli e workspace
  • Inviare righe
  • Usare l’opzione Invia link al modulo all’interno del link al modulo
  • Attivare l’assegnazione di una licenza
  • Aggiungere utenti a gruppi

Cosa aspettarsi

Dopo aver attivato la politica di condivisione sicura nel Centro dell’Amministratore, diventano disponibili due fogli:

  • Uno per l’elenco dei domini
  • Uno per l’elenco degli utenti (indirizzi e-mail consentiti)

Si tratta di fogli Smartsheet standard che puoi modificare e condividere con altri utenti. Tuttavia, ti consigliamo di condividerli solo con una persona fidata per gestire il tuo elenco di condivisione sicura. Contengono otto colonne generate automaticamente che, per impostazione predefinita, sono bloccate. Ti consigliamo di non modificarle per evitare di compromettere le autorizzazioni o i flussi di lavoro esistenti e anche per evitare problemi con future migliorie alla funzionalità:

  • Domini/e-mail consentiti per la condivisione
  • Esente dai requisiti dell’account aziendale
  • Esente dai requisiti dell’AMF
  • Modificato da
  • Modificato il
  • Creato da
  • Creato il
  • Note

Inoltre, viene generato automaticamente un nuovo workspace delle impostazioni dell’amministratore per archiviare entrambi i fogli. Tieni presente che i dati inseriti in questi fogli vengono sincronizzati con l’elenco esentati, che utilizzi per gestire la condivisione esterna. Scopri di più sull’elenco esentati e sulle colonne generate automaticamente.

 

Limitazioni note

  • I futuri amministratori di sistema aggiunti a Smartsheet non ottengono automaticamente l’accesso all’elenco Condivisione sicura. Un amministratore di sistema esistente deve condividere con loro i fogli (o workspace) di condivisione sicura.
  • Dopo aver modificato la politica di condivisione sicura, l’applicazione delle modifiche potrebbe richiedere fino a tre minuti.
  • Entrambi i fogli supportano fino a un massimo di 20.000 righe. Se lavori con più di 20.000 voci, potresti notare lievi ritardi durante l’applicazione delle politiche. 
  • Non puoi utilizzare un’API per attivare o disattivare la condivisione sicura, ma puoi utilizzare la nostra API per automatizzarne le modifiche.
  • Le modifiche ai fogli di condivisione sicura non attivano automaticamente una notifica, e ti consigliamo di aggiungere un flusso di lavoro in grado di farlo.

 

Altre informazioni utili

  • Gli utenti non possono inviare messaggi e-mail da Smartsheet a domini e indirizzi e-mail con restrizioni.
  • Devi aggiungere singolarmente i sottodomini all’elenco delle autorizzazioni. Ad esempio, l’aggiunta di company.com all’elenco delle autorizzazioni non aggiunge portal.company.com al suddetto elenco. Devi aggiungere entrambi i domini.
  • Se attivate, le funzionalità di condivisione sicura limiteranno il numero di persone che possono ricevere e-mail di notifica.
  • Puoi controllare il tuo elenco di condivisione sicura tramite il Report di accesso al foglio; puoi anche utilizzare il log delle attività del foglio per controllare chi ha modificato i fogli.
  • Al momento dell'attivazione, tutti gli amministratori di sistema del piano ricevono le autorizzazioni di amministratore sull’elenco di condivisione sicura (entrambi i fogli). Ricevono inoltre una notifica quando la politica viene attivata o disattivata.
     

Configurare un elenco di condivisione di domini approvati

Configura un elenco di autorizzazioni per assicurarti che altri utenti possano condividere gli asset solo con persone con un indirizzo e-mail aziendale. Puoi anche limitare la condivisione per dominio o per indirizzi e-mail specifici.

Assicurati di aver aggiunto e convalidato almeno un dominio prima di attivare la condivisione sicura; in caso contrario, gli utenti non saranno in grado di effettuare la condivisione con nessuno, incluse le persone della tua organizzazione.


Per configurare la politica: 

  1. Vai al Centro dell’Amministratore e seleziona l’icona del menu.
  2. Vai a Controlli di governance.
  3. Seleziona Configura nel riquadro Politica di condivisione sicura
  4. Fai scorrere il pulsante per attivare la politica.

    Brandfolder Image
    Turn on the Safe Sharing policy

Abilitare le richieste di domini aggiuntivi

Quando attivi la condivisione sicura, hai la possibilità di condividere un link a un modulo. Questo modulo consente ai membri del piano della tua organizzazione di richiedere agli amministratori di sistema di aggiungere altri domini o indirizzi e-mail all’elenco delle autorizzazioni. A tale scopo, puoi utilizzare il campo Immetti URL qui .

Il tuo link sarà mostrato in una finestra Smartsheet ogni volta che gli utenti del tuo piano tentano di condividere o inviare per e-mail un elemento da Smartsheet a qualcuno il cui indirizzo e-mail non è incluso nell’elenco delle autorizzazioni.

Il tuo link può essere:

  • Un URL per un sistema esistente utilizzato dalla tua organizzazione (ad esempio un sito di ticket IT)
  • Un modulo Smartsheet

    Gli elementi Smartsheet che sono stati condivisi prima che fossero abilitate le restrizioni di domino rimarranno condivisi per chiunque sia all’esterno dei domini approvati. Puoi generare un report di accesso al foglio per visualizzare gli elementi condivisi.

Brandfolder Image
Request new email or domain to be added

Modificare l’elenco delle autorizzazioni

Per modificare i fogli:

  1. Vai al Centro dell’Amministratore e seleziona l’icona del menu.
  2. Vai a Controlli di governance.
  3. Seleziona Gestisci sul riquadro Politica di condivisione sicura.
  4. Seleziona Modifica foglio sull’elenco che desideri modificare:
    • Domini consentiti
    • Indirizzi e-mail consentiti
  5. Aggiungi, modifica, rimuovi domini o indirizzi dall’elenco.

    Se hai eliminato accidentalmente l’elenco di condivisione sicura, hai 30 giorni per recuperarlo dal cestino.

 

Per disattivare la condivisione sicura:

  1. Vai al Centro dell’Amministratore e seleziona l’icona del menu.
  2. Vai a Controlli di governance.
  3. Seleziona Gestisci sul riquadro Politica di condivisione sicura.
  4. Fai scorrere il pulsante per disattivare la politica.

Tieni presente che, disattivando la politica di condivisione sicura sul tuo piano, gli utenti potranno condividere i tuoi elementi Smartsheet con qualsiasi persona all’esterno della tua organizzazione.

Brandfolder Image
Turn off the Safe Sharing policy

Elenco di condivisione sicura e applicazioni Premium

Altre applicazioni Premium potrebbero integrarsi indirettamente con l’elenco di condivisione sicura, ma potrebbe anche essere superfluo integrarle.

Applicazione PremiumIntegrazione con l’elenco di condivisione sicura
BrandfolderA seconda delle impostazioni dell’amministratore, gli utenti possono condividere asset privatamente o pubblicamente come link. Nessuna integrazione con l’elenco di condivisione sicura.
BridgeBridge supporta l’elenco di condivisione sicura tramite moduli in flussi di lavoro Bridge.
CalendarCalendar supporta l’elenco di condivisione sicura.
Control CenterNessuna integrazione con l’elenco di condivisione sicura.
DataMeshDataMesh eredita le autorizzazioni di accesso e l’elenco di condivisione sicura dall’utente registrato. Ambedue vengono rispettati durante la creazione e il trasferimento di configurazioni Data Mesh.
Data ShuttleNon esiste un modello di condivisione per Data Shuttle.
Data TablePuoi condividere solo con altre persone all’interno di un’azienda e non hai bisogno dell’elenco di condivisione sicura.
Dynamic ViewNessuna integrazione con l’elenco di condivisione sicura.
PivotPivot utilizza solo fogli che supportano l’elenco di condivisione sicura.
Resource ManagementPuoi condividere i report di Resource Management solo con altri utenti di Resource Management con licenza tramite un link. Nessuna integrazione con l’elenco di condivisione sicura.

Gestire le opzioni di autenticazione

Tutti i clienti Smartsheet possono eseguire l’accesso utilizzando il proprio indirizzo email e la password oppure possono scegliere tra alcune opzioni di single-sign on. Gli amministratori di sistema possono disattivare queste opzioni di accesso all’occorrenza.

Per modificare il modo in cui le persone accedono a Smartsheet:

  1. Nella barra di navigazione sinistra, seleziona Account
  2. Nel menu Account, seleziona Centro dell'Amministratore
  3. In Impostazioni >< Autenticazione, seleziona il metodo che desideri utilizzare.

Abilitare il provisioning automatico dell’utente

Il provisioning automatico dell’utente (UAP) automatizza il processo di aggiunta degli utenti a un account Aziendale in Smartsheet. Invece di invitare manualmente gli utenti dalla schermata Gestione degli utenti, abilita questa funzionalità per aggiungere automaticamente gli utenti al tuo account se si iscrivono a Smartsheet con un indirizzo e-mail di proprietà della tua organizzazione. Puoi scegliere di aggiungere automaticamente gli utenti all’account come utenti con o senza licenza, a seconda del tipo di accesso che vuoi fornire.

Per completare il processo dovrai aggiungere dei record al Domain Name System (DNS), pertanto potresti avere bisogno dell’assistenza di una risorsa tecnica interna. 


Applicare le impostazioni di sicurezza ai moduli

Per impostazione predefinita, tutti i moduli sono anonimi e disponibili per chiunque abbia un link al modulo. Puoi limitare l’accesso al modulo alle persone con un accesso Smartsheet o alle persone nel tuo account Smartsheet tramite l’elenco di condivisione sicura. 

Se hai selezionato queste impostazioni nel Centro dell’Amministratore, si applicano come autorizzazioni minime per tutti i moduli del tuo account e non puoi modificarle nel generatore di moduli.

 

Se disattivo e poi riattivo questa funzione, farà riferimento al foglio originale o ne verrà creato uno nuovo?

Farà riferimento al foglio originale.

Come faccio ad automatizzare l’aggiornamento dell’elenco di condivisione sicura?

L’elenco di condivisione sicura è un foglio standard, perciò puoi usare l’API del foglio per aggiungere righe all’elenco e rimuoverle. Tuttavia, non puoi usare un’API per attivare o disattivare la funzionalità.

Posso aggiungere flussi di lavoro al foglio?

Sì.

Posso aggiungere altre colonne all’elenco di condivisione sicura?

Ti consigliamo di non modificare le colonne nel foglio, inclusa l’aggiunta o la rimozione di colonne, perché in tal modo potresti impedire migliorie future. Non rimuovere mai le colonne generate automaticamente.

Posso importare in blocco un elenco di condivisione sicura?

Sì. Puoi aggiungere il tuo elenco di domini ed e-mail attendibili in blocco copiando e incollando l’elenco nei fogli.

Il supporto API avviene tramite la nostra API corrente o è separato?

Tramite la nostra API del foglio corrente.

Cosa succede al mio elenco di condivisione sicura esistente dopo aver abilitato la politica?

Il tuo elenco di condivisione sicura esistente verrà aggiunto automaticamente a entrambi i fogli. Tieni presente che a partire da febbraio 2024 avrai sei mesi di tempo per passare alla nuova politica di condivisione sicura. Dopo questo periodo, verrai migrato automaticamente ai fogli.
 

Was this article helpful?
No