Gérer les licences lors des transferts d’éléments

Vous ne pouvez pas transférer un compte Smartsheet, mais vous pouvez modifier les rôles d’utilisateur, les coordonnées ou les informations de facturation de ce compte.

Vous pouvez également supprimer une licence d’un utilisateur. Lorsque vous supprimez une licence, vous optez soit pour transférer les éléments appartenant à cet utilisateur, soit pour les supprimer sans transférer les éléments. 

Attribuer des licences aux utilisateurs lorsque vous transférez des éléments

Si vous n’avez pas atteint la limite de licence de votre forfait, vous pouvez attribuer une licence à votre utilisateur cible et lui transférer tous les éléments possédés après la suppression de l’utilisateur qu’il remplace. Si vous avez atteint votre limite de licence, vous devrez libérer une licence pour effectuer le transfert :

1. Connectez-vous au centre d’administration de Smartsheet en tant qu’Administrateur système, sélectionnez l’icône du compte dans le coin inférieur gauche de la page, puis sélectionnez Gestion des utilisateurs.
2. Pour ouvrir le panneau Modifier l’utilisateur, sélectionnez l’utilisateur sous licence dont vous souhaitez transférer l’accès, puis désactivez le bouton à bascule Utilisateur sous licence. 
3. Dans la fenêtre Transférer la propriété et supprimer la licence, sélectionnez Supprimer sans transférer les éléments. Cela permettra de libérer la licence en vue de pouvoir la réattribuer.
   Les utilisateurs partagés conservent leur accès à toutes les feuilles appartenant à l’utilisateur. Si l’utilisateur était un Administrateur de groupe, vous devrez transférer les groupes dont il est propriétaire à un Administrateur de groupe ou un Administrateur système actif. Cela n’aura aucune incidence sur l’accès au partage au niveau du groupe. 
4. Si le nouvel utilisateur a déjà été ajouté à votre forfait en tant qu’utilisateur à titre gratuit, attribuez-lui une licence. S’il n’a pas encore été ajouté à votre forfait, sélectionnez Ajouter un utilisateur en haut à gauche de la page Gestion des utilisateurs pour lui envoyer une invitation avec le rôle d’utilisateur sous licence.
5. Lorsque le nouvel utilisateur accepte l’invitation, son statut de membre passe d’Invité à Accepté dans Gestion des utilisateurs.
6. Une fois que le nouvel utilisateur a accepté l’invitation, recherchez l’ancien utilisateur dans Gestion des utilisateurs et ouvrez le panneau Modifier l’utilisateur. Sélectionnez l’icône du menu à trois points en haut à droite pour Transférer les éléments possédés. Une fois les éléments transférés au nouvel utilisateur, les feuilles qui étaient en lecture seule à l’étape 2 seront réactivées.
   Seule la propriété des éléments est transférée. Les feuilles appartenant à d’autres utilisateurs et partagées avec l’ancien utilisateur devront être à nouveau partagées avec le nouvel utilisateur. 

Les feuilles du répertoire Feuilles de l’utilisateur précédent seront placées dans un dossier Transféré de (nom d’utilisateur) dans le répertoire Parcourir du nouveau propriétaire (accessible depuis le panneau de gauche). Les feuilles des espaces de travail resteront dans les espaces de travail établis. Toutes les feuilles conservent leurs autorisations de partage et leurs données de feuille. Le précédent propriétaire peut à présent être supprimé du partage.

Si l’utilisateur précédent possède des feuilles dans un espace de travail qui appartient à quelqu’un d’autre, et que le propriétaire cible n’est pas le Propriétaire ou un Administrateur de l’espace de travail, les feuilles seront déplacées vers le dossier Transféré de (nom d’utilisateur) dans le répertoire Feuilles du nouveau propriétaire. Les autorisations de partage de l’espace de travail seront conservées au niveau de la feuille, mais les feuilles ne seront plus dans l’espace de travail.

À titre facultatif, vous pouvez supprimer du compte l’utilisateur dont l’accès a été transféré. Pour de plus amples renseignements sur la manière de procéder, veuillez consulter Présentation du Centre d’administration.