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Administrar licencias al transferir elementos

Necesita un administrador del sistema y un contacto de facturación para administrar las licencias. Pueden ser la misma persona, pero es útil tener más de un administrador del sistema. 

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No puede transferir una cuenta de Smartsheet, pero puede cambiar las funciones de usuario, la información de contacto o la información de facturación de esa cuenta.

También puede eliminar una licencia de un usuario. Cuando elimine una licencia, decidirá si desea transferir los elementos que son propiedad de ese usuario o eliminarla sin transferir los elementos. 

Asignar licencias a usuarios al transferir elementos

Si aún no alcanzó el límite de licencias en su plan, puede asignar una licencia a su usuario de destino y transferirle todos los elementos de propiedad una vez eliminado el usuario al que se reemplaza. Si llegó al límite de licencias, deberá liberar una licencia para poder completar la transferencia:

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Smartsheet como administrador del sistema, seleccione el ícono de la cuenta en la esquina inferior izquierda de la página y, luego, seleccione Administración de usuarios.
  2. Para abrir el panel Editar usuario, seleccione el usuario con licencia cuyo acceso quiere transferir y desactive la opción Usuario con licencia
  3. En la ventana Transferir propiedad y eliminar licencia, seleccione Eliminar sin transferir elementos. De esta manera, se liberará la licencia para que pueda reasignarse.
    Los usuarios con los que se compartieron las hojas propiedad del usuario seguirán teniendo acceso a ellas. Si el usuario era administrador del grupo, tendrá que transferir los grupos de propiedad a un administrador de grupo o administrador del sistema activo. Esto no afectará el acceso de uso compartido a nivel del grupo.
  4. Si ya se agregó al nuevo usuario a su plan como usuario gratuito, asígnele una licencia. Si aún no se lo agregó al plan, seleccione Agregar usuario en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios para enviarle una invitación con el rol de Usuario con licencia.
  5. Una vez que el nuevo usuario acepta la invitación, el estado de miembro en Administración de usuarios cambia de Invitado a Aceptado.
  6. Cuando el nuevo usuario acepte la invitación, busque al usuario anterior en Administración de usuarios y abra el panel Editar usuario. Seleccione el icono de menú de tres puntos ubicado en la parte superior derecha para Transferir los elementos de propiedad. Una vez transferidos los elementos al nuevo usuario, se reactivarán las hojas que tenían el estado “solo lectura” en el paso 2.
    Solo se transfiere la propiedad del elemento. Deberán volver a compartirse con el usuario nuevo las hojas de propiedad de otros usuarios y compartidas con el usuario anterior. 

Las hojas del directorio de hojas del usuario anterior se colocarán en una carpeta llamada Transferido desde (nombre de usuario) en el directorio Examinar del nuevo propietario (al que puede accederse desde el panel de la izquierda). Las hojas incluidas en los espacios de trabajo permanecerán en los espacios de trabajo establecidos. Todas las hojas conservan sus permisos de uso compartido y sus datos. Ahora puede eliminarse al propietario anterior del uso compartido.

Si el usuario anterior posee hojas en un espacio de trabajo que es propiedad de otra persona y el propietario de destino no es el propietario o administrador del espacio de trabajo, las hojas se trasladarán a la carpeta Transferido desde (nombre de usuario) en el directorio Hojas del nuevo propietario. Se conservarán los permisos de uso compartido del espacio de trabajo a nivel de la hoja. Sin embargo, las hojas ya no estarán en el espacio de trabajo.

De manera opcional, puede eliminar al usuario cuyo acceso se transfirió desde la cuenta. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, consulte la sección Descripción general del Centro de administración.

 

 

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